تحسين معايير التقارير الوطنية للمكتبات الأكاديمية

تواجه العديد من المكتبات من صعوبة إعداد تقارير المعلومات الضرورية إلى الحكومة أو الجمعيات المكتبية عندما يتعلق الأمر بالبيانات المكتبية، ولكن العديد من هذه المنظمات تهدف إلى ضمان توفير المعلومات الخاصة بالتعليم العالي إلى صناع السياسة والطلاب والآباء. وفي الحقيقة، أصبحت جميع مؤسسات التعليم ما بعد الثانوي والتي تشارك في المساعدة المالية المذكورة في الباب الرابع من القانون داخل الولايات المتحدة الأمريكية مطالبة بتقديم البيانات منذ بداية التسعينيات، حيث أن صنع القرارات الهامة يتطلب هذا النوع من البيانات فيما يتعلق بتخصيص الموارد، ولكن الجهد المبذول في إعداد التقارير عنها يُشكل عائقًا كبيرًا أمام العديد من المكتبات الأكاديمية. مع وضع مواعيد نهائية لتقديم هذه البيانات سنويًا، ومع زيادة متطلبات البيانات كل عام، اتجهت العديد من المكتبات الأكاديمية إلى البحث عن طريقة أفضل لإجراء هذه العملية.

تستخدم المكتبات الأكاديمية متوسطة الحجم ستة أنظمة مختلفة على الأقل لإدارة مجموعاتها ومواردها واستخدامها وإمكانية الوصول إلى موارد المكتبة (على سبيل المثال: نظام إدارة المكتبات، والإعارة المكتبية، خدمات Discovery وCOUNTER، نظام التحقق من الهوية، عدد البوابات). على الرغم من أن هذه الأنظمة تتكامل وتعمل معًا لخدمة المستخدم النهائي، إلى أن هذه الأنظمة والبيانات تتباين بشكل كبير على الصعيد الإداري، مما يعني أن سحب وجمع هذه البيانات يستغرق وقتًا طويلًا. تُظهر الدراسة التي أجرتها Library Journal و EBSCO عام 2021 أن العائق أمام تحليل البيانات داخل مؤسساتهما هو ضيق الوقت (بنسبة 61%). لا يُساهم تبسيط البيانات وعملية جمعها في إعداد التقارير داخل نظام بيانات التعليم ما بعد الثانوي المتكامل وحسب، بل ويسمح لموظفي المكتبات بتوفير الوقت والتركيز على مبادرات مكتبية أهم.

شهدت أكثر من نصف المكتبات البحثية والجامعية نقصًا في النواحي المالية. ونظرًا للحاجة الكبيرة لتوضيح أهمية المكتبات وتمويلها بشكل أكبر، تستطيع عملية الإبلاغ عن البيانات أن تسلط الضوء على هذا الأمر – ليس فقط بالنسبة للهيئات الحكومية ولكن بالنسبة للمؤسسات الأكاديمية أيضًا. ورغم ذلك، لا زالت العديد من المكتبات تعتمد على الطرق اليدوية لجمع البيانات وتحليلها (مثل الإكسل). تستهلك هذه العمليات اليدوية وقتًا كبيرًا، بل ويستحيل تقريبًا قياسها وتقييمها، كما أنها تشكل خطر حدوث أخطاء ومشكلات أمنية. إن الاستفادة من وضع عملية أتمتة لإعداد تقارير البيانات تسمح لأمناء المكتبات بتوفير الوقت وتمنحهم رؤية أفضل لعمليات المكتبات، وتمحي الأخطاء المحتملة، وتحافظ على أمن البيانات وخصوصية المستخدمين.

إن أسهل طريقة للتعرف على البيانات المفقودة أو غير المكتملة هي تنظيم وعرض البيانات بطريقة يسهل فهمها. إن تبسيط عملية تقديم البيانات المكتبية وعرضها بطريقة بيانية يسهل تحليلها يسمح لموظفي المكتبات بالتفكير بعقلية استقصائية بدلاً من عقلية روتينية، كما أن ذلك يسمح بطرح الأسئلة والكشف عن البيانات المفقودة.

تساعد لوحات تحكم Panorama المكتبات على جمع البيانات اللازمة لعمل التقارير للمنظمات الخاضعة للمعايير الوطنية، مثل رابطة مكتبات الكليات والبحوث ACRL وجمعية مكتبات البحث ARL و نظام بيانات التعليم ما بعد الثانوي المتكامل. كان تسهيل إعداد هذه التقارير على المكتبات وتحسين دقة البيانات هو هدف فريق تطوير المنتجات في Panorama. تستطيع المكتبات الآن تبسيط مصادر البيانات أدناه وجمعها في لوحة تحكم واحدة لتسهيل عرضها وتنزيلها وإرسالها إلى منظماتها المعنية.

• التداول المكتبي
• الكتب الورقية داخل المكتبة
• المصروفات
• خدمات الإعارة المكتبية
• موظفو المكتبة
• المكتبات الفرعية والمستقلة
• تكاليف العمليات والصيانة

كما أن هذه التقارير لا تتعلق بالمكتبات الجامعية المنفردة وحسب، بل أن الاتحادات المكتبية (الصغيرة والكبيرة) مثل اتحاد الولاية للمكتبات الإلكترونية في كاليفورنيا (SCELC) تستفيد من بانوراما لتمكين معايير التقارير الوطنية. يمكنك قراءة التفاصيل في البيان الصحفي المشترك.