改善學術圖書館所準備的國家報告標準

只要牽扯到圖書館數據資料，很多圖書館都會面臨要跟政府或圖書館協會提報規定之資訊的壓力。但其實許多這類型的機構目標，其用意主要是確保決策的人、學生及家長能取得有關高等教育相關資訊。事實上從九零年代初期開始，美國國內凡是參加第四類獎助學金補助方案(Title IV financial aid)的高等教育機構，依法都有義務提供資料；在執行有關資源分配的重大決策時就需要有這類資料，但是對許多學術圖書館來說，花費在提報數據上的時間精力是一個很大的問題。而提報資料的截止日期每年都會有且資料的種種規定也年年都在變，因此針對這項工作流程，很多學術圖書館都一直在尋找更好的解決方案。

一般學術圖書館至少要用到六種不同的系統來管理館藏、資源、使用率跟取得圖書館資源的路徑(例如有圖書館自動化系統(ILS)、館際互借(ILL)、探索服務(Discovery)、網路化電子資源使用統計(COUNTER)、驗證系統(Authentication System)、進館人次(Gate Count))。對於終端使用者來說，儘管這些系統都是將整合運作綁在一起，但從管理層面來說，這些系統及數據資料卻都各自獨立，這也代表著擷取與蒐集資料會變得相當耗時。由美國圖書館期刊(Library Journal)與EBSCO在2021年所做的一項調查顯示發現時間不夠(佔61％)是機構在資料分析上的阻礙。將資料精簡效率化並濃縮蒐集資料的流程，這不僅有助於向高等教育機構綜合數據系統(IPEDS)往上提出報告，同時也能為圖書館員節省時間，然後更專注於圖書館較大型的計畫上。

有超過半數以上的大學及研究型圖書館已經遭遇到預算開出的項目範圍縮減。但也因為有較強的需求來展現圖書館的重要性及爭取更多必要資金，對於用資料報告則正足以說明這一點 – 這不僅是針對政府機關，對該學校機構來說也是一樣。然而很多學術圖書館仍仰賴人工的方式來蒐集與分析數據資料(這會直接讓我們聯想到是用Excel)。人工執行工作流程不僅耗費時間且幾乎不可能加以擴充，還會發生錯誤及安全問題的風險；若我們在提報時能採用自動化流程，則能讓館員省下時間，同時也能更深入了解圖書館的各項工作流程、排除各種可能的錯誤並維護資料及使用者隱私安全。

透過最簡單的方式來判斷遺漏或不完整的數據資料是用較容易理解的組織概念來加以呈現。精簡呈現圖書館數據和視覺圖形化的資料分析也能讓館員用較輕鬆的心態來深入處理工作而非敷衍行事。此分析平台更可以讓我們提出問題並發現缺漏的數據資料。

像是美國大學與研究圖書館協會(ACRL)、美國研究圖書館學會(ARL)和高等教育機構綜合數據系統(IPEDs)這些制定全國性標準的機構，針對要向它們提出的報告，Panorama分析平臺裡的各種儀表板都能協助圖書館蒐集各種所需資料。對此平臺來說，其產品開發團隊的目標是要讓這類報告對許多圖書館來說能化繁為簡並提升數據資料的正確性。目前圖書館已經可以將下列各種資料來源，精簡效率化的用一個單獨的儀表板就能輕鬆檢視、下載及傳送給需要這些數據的各個組織機構。

• 圖書館流通量 
• 圖書館實體館藏數量 
• 資金支出配置 
• 館際互借服務 
• 圖書館相關人員 
• 分館和獨立的圖書館 
• 營運和維護費用

而提供報告不只針對單一個別大學的圖書館。圖書館聯盟(無論小型或大型)，像是加州數位圖書館聯盟(SCELC)目前均在使用Panorama平臺來開啟國家報告標準。您可在新聞發布頁面閱讀更多詳細資訊。