在這個預算減少、資源緊張、人才競爭激烈的時代要找出克服種種挑戰的解決方案對成功經營圖書館更加重要。雖然這些問題並非只存在圖書館產業，但這些問題仍值得我們為圖書館探究和設計專屬的解決方案。
由於世界逐漸往更數位化的方向發展且各產業也依照自己的步調朝著軟體即服務(SaaS)的領域前進。而Gartner則將軟體即服務(SaaS)描述為「一或多個供應商所擁有、交付和遠端系統管理的軟體服務。供應端提供的軟體是根據一組共用程式代碼和資料定義，之後可由所有已簽約客戶隨時在一對多模式下按使用量付費使用或以使用計量指標訂閱軟體。」
無論您處於哪個工作階段都一定有軟體可以協助進行各項既定工作。根據哈佛商業評論表示: 「使用者可運用這些SaaS平台來存取雲端上的軟體和應用程式並為他們減輕採購和管理複雜軟硬體的負擔。」
下列舉出5個問題是您在查找圖書館解決方案和進行決策時要考慮的部分。
您使用的軟體與其他軟體的相容程度如何?
圖書館使用大量的軟體平台來管理圖書館營運工作。當我們需要無縫同步某些軟體有時會用到應用程式介面(API)，對於有些特定的工作則要手動處理資料。但開發無縫分享資訊系統或建立應用程式介面(API)不僅相當消耗成本和時間且多數圖書館也沒有這些資源。而SaaS模式能為圖書館的讀者和員工建立工作流程整合與凝聚使用者體驗，採用圖書館的身分來無縫整合現有的雲端儲存空間、Google Drive、LibGuides、開源前端介面、圖書館自動化系統(ILS)和學習管理系統(LMS)，透過這些有互通性的系統能讓我們深入了解先前不易存取或分析的業務工作。
你們的產品可減輕哪些行政和預算上的負擔?
由於雲端主機有很多優點，因此將實體伺服器移至雲端進行伺服器託管已是企業規範。轉移至雲端伺服器能騰出用在維護實體伺服器的資金費用。這也能讓圖書館運用有限的資金來執行其他改善工作，進而無須仰賴額外的IT資訊人員或外部的供應廠商就能進行圖書館網站的緊急更新作業；這種更新作業的內容會很像是最後一刻的新簽書會或是天氣的原因而造成圖書館營業時間異動又或是您的館員突然想到有新的書目清單卻覺得館員應該能輕易自己完成。即使網站由上層組織控管也會有獨立的圖書館網站解決方案。SaaS可讓信任的供應商管理主機並守護您的網站和透過必要的程式碼更新內容來調整主要的網際網路瀏覽器以執行較頻繁的版本修正。所有您要注意的就只有新增和提升圖書館藏資源內容。
此軟體是如何為每個人的無障礙存取和易用性來設計?
持續進行功能改善是擁有SaaS產品的其中一個優點。隨著可存取性的各種要求管理在法律上的調整或技術進步都會需要不斷更新才能提供最好的使用者體驗。您再也不用擔心像是要有專門的團隊來留意讀者如何跟圖書館的使用介面互動、網站的無障礙設置的存取狀態、網站外觀和操作感受及從不同平台取得圖書館資料，而釋出這些工作的團隊則可撥出時間和資源來執行更有意義的工作任務。
你們的開發和技術支援團隊具有哪些專業知識?
不再需要專業的技術知識就能做到最好。SaaS模式能提供您現場技術服務工程師、身分驗證服務團隊、專案執行經理和多語客服技術支援服務。當軟體是由圖書館員和熟悉圖資產業的人員共同開發就能提供最好的讀者服務體驗，事實證明就是在找探索工具時，透過龐大的使用者測試、使用者反饋及各種研究方法來建構和完善軟體產品就能取得最好的結果。
是否有商業智慧系統工具能簡化和提升圖書館的管理工作?
圖書館跟多數企業機構一樣有很多不同的資料來源。SaaS產品為您提供集中化位置來分析資料、判斷趨勢和提供有實證基礎的決策。各種資料來源例如圖書館自動化系統(ILS)、資源探索系統、館際互借服務、身分驗證和代理服務及學生資訊系統都能整合至自訂或標準化範本裡。您可讓軟體簡化工作流程不再手動操作取得資訊也能讓圖書館員依實際需求來深入了解館藏服務狀況、判斷哪些資源使用率較高、留意電子資源和借閱趨勢及提升您的圖書館自動化系統(ILS)的資料數據。
您透過上述這些問答內容就能協助撰寫圖書館的下一個篇章故事。挑選適合的軟體能協助您有效地闡述圖書館的故事，更重要的是就像支援圖書館會需要有如一本書的書背支撐一樣才能堅持永續發展。