V době snižujících se rozpočtů, omezených zdrojů a konkurenčního prostředí je pro úspěch knihovny nezbytné najít řešení takových problémů. Ačkoli tyto problémy nejsou v knihovnictví ojedinělé, zaslouží si řešení vyvinutá speciálně pro knihovny.
S tím, jak se svět posouvá směrem k digitalizaci, přechází každé odvětví svým vlastním tempem do oblasti softwaru jako služby (software as a service, SaaS). Pro ty, kteří SaaS neznají, Gartner ji popisuje jako „software, který je vlastněn, dodáván a spravován na dálku jedním nebo více poskytovateli. Poskytovatel dodává software založený na společném souboru definic kódu a dat, který je kdykoli využíván v modelu „one-to-many“ všemi smluvními zákazníky na základě platby za používání nebo jako předplatné na základě metrik používání.“
Bez ohledu na to, v jakém oboru se pohybujete, nepochybně existuje software, který vám pomůže v jakékoli části vašeho podnikání. Podle Harvard Business Review „tyto platformy [SaaS] umožňují uživatelům přístup k softwaru a aplikacím v cloudu, čímž je zbavují zátěže spojené s nákupem a správou složitého softwaru a hardwaru.“
Při hledání řešení pro vaši knihovnu vám nabízíme pět otázek, které byste měli při rozhodování zvážit.
Jak dobře spolupracuje váš software s ostatními?
Knihovny používají k řízení provozních operací nesčetné množství softwarových platforem. Zatímco některé softwary se synchronizují bez problémů, někdy je zapotřebí API a někdy některé úkoly stále vyžadují ruční zpracování dat. Vývoj systémů, které bezproblémově sdílejí informace, nebo vytváření API je nákladné a časově náročné. Většina knihoven takovými prostředky nedisponuje. Model SaaS umožňuje knihovnám začlenit své zavedené pracovní postupy do uceleného uživatelského prostředí pro své návštěvníky a zaměstnance. Integrace stávajících cloudových úložišť, Google Drive, LibGuides, open-source front-end rozhraní, integrovaných knihovních systémů (ILS) a systémů pro řízení výuky (LMS) – to vše je bezproblémově integrováno za vás. Interoperabilita těchto systémů také umožňuje nahlédnout do provozních činností, ke kterým dříve nebylo snadné získat přístup nebo je analyzovat.
Jaké administrativní a rozpočtové náklady může váš produkt snížit?
Díky mnoha výhodám, které hosting v cloudu nabízí, se stal přechod od onsite serverů ke službám hostovaným v cloudu standardem. Přechod na servery v cloudu uvolňuje finanční prostředky, které se používaly na údržbu onsite serverů. Umožňuje také knihovnám využít jejich omezené prostředky na jiná vylepšení. Není tedy nutné spoléhat na vytížené IT pracovníky nebo externího dodavatele, aby provedli naléhavé aktualizace webových stránek knihovny. Aktualizace (jako je autogramiáda na poslední chvíli, změna otevírací doby knihovny kvůli počasí nebo nový seznam knih, který váš knihovník vymyslel za pochodu) by měly snadno provést sami zaměstnanci knihovny. I když je váš web hostován nadřazenou organizací, existují řešení pro nezávislý web knihovny. SaaS umožňuje důvěryhodnému dodavateli spravovat hosting a zabezpečení vašich stránek, stejně jako nezbytné
Jak je software navržen, aby byl přístupný a snadno použitelný pro všechny?
Jednou z výhod produktu typu SaaS je neustálé zlepšování funkcí. Vzhledem k tomu, že se mění zákony, které upravují požadavky na přístupnost, a dochází k technologickému pokroku, je třeba provádět neustálé aktualizace, aby byl zajištěn co nejlepší uživatelský komfort. Vyhrazené týmy, které se zaměřují na to, jak návštěvníci komunikují s rozhraním vaší knihovny, týmy specializované na přístupnost vašich webových stránek, na jejich vzhled a na sběr dat z různých platforem, to vše jsou věci, o které se nemusíte starat. Díky delegování úkolů specializovaným týmům se ušetří váš čas a zdroje na smysluplnější úkoly.
Jaké odborné znalosti mají vaše týmy podpory a vývoje?
K tomu, abyste odvedli co nejlepší práci, již není potřeba technických znalostí. Model SaaS vám poskytuje přístup k technickým specialistům, týmu autentizačních služeb, projektovým manažerům implementace a vícejazyčné technické a zákaznické podpoře. Když software vyvíjejí knihovníci a lidé znalí oboru, je zajištěna ta nejlepší zkušenost pro uživatele. Software vytvořený na základě rozsáhlého uživatelského testování, zdokonalování produktu díky zpětné uživatelské odezvě a různým výzkumným metodám prokazuje, že přináší nejlepší výsledky při hledání discovery nástroje.
Existují nástroje business intelligence, které zjednodušují a zlepšují správu knihovny?
Knihovny, stejně jako mnoho jiných společností, mají různorodé zdroje dat. SaaS poskytuje centralizované místo, kde můžete analyzovat data, rozpoznávat trendy a přijímat rozhodnutí založená na důkazech. Zdroje dat, jako jsou integrované knihovní systémy (ILS), discovery systémy, meziknihovní výpůjční služby, autentizační a proxy služby a informační systémy pro studenty, lze integrovat do na míru vytvořených nebo standardizovaných šablon. Můžete se zbavit manuálního čerpání informací a umožnit softwaru, aby je zefektivnil. Díky tomu mohou vaši knihovničtí administrátoři získat na vyžádání přehled o sbírkách a službách, zjistit, které zdroje jsou nejvíce využívány, odhalit trendy ve výpůjčkách a využívání elektronických zdrojů a vylepšit údaje v systému ILS.
Kladením těchto otázek pomáháte psát další kapitolu příběhu knihovny. Výběr správného softwaru může pomoci efektivně vyprávět příběh té vaší knihovny. Stejně jako obálka knihy je i podpora knihovny zásadní pro trvalý přínos.