En una época marcada por la disminución de los presupuestos, la limitación de los recursos y un panorama competitivo en cuanto al talento, encontrar soluciones a estos retos es aún más crucial para el éxito de una biblioteca. Aunque estos problemas no son exclusivos del ámbito bibliotecario, merecen soluciones desarrolladas específicamente para las bibliotecas.
A medida que el mundo avanza hacia un enfoque más digital, todas las industrias están entrando en el ámbito del software como servicio (SaaS) a su propio ritmo. Para quienes no estén familiarizados con el SaaS, Gartner lo describe como "software que es propiedad de uno o varios proveedores, que lo distribuyen y gestionan a distancia. El proveedor suministra software basado en un conjunto de definiciones comunes de código y datos que es consumido en un modelo de uno a muchos por todos los clientes contratados en cualquier momento mediante pago por uso o como suscripción basada en métricas de uso".
No importa en qué punto de su viaje se encuentre, sin duda existe software que le ayuda en cualquier parte de su negocio. Según Harvard Business Review, "estas plataformas [SaaS] permiten a los usuarios acceder a software y aplicaciones en la nube, liberándoles de la carga de comprar y gestionar software y hardware complejos".
Si está buscando soluciones para su biblioteca, aquí tiene cinco preguntas que debe tener en cuenta a la hora de tomar sus decisiones.
¿En qué medida se complementa el software con otros?
Las bibliotecas utilizan una gran variedad de plataformas de software para gestionar sus operaciones. Mientras que algunos programas se sincronizan a la perfección, a veces se necesita una API y, en ocasiones, determinadas tareas siguen exigiendo el manejo manual de los datos. Desarrollar sistemas que compartan información sin problemas o crear API es costoso y lleva mucho tiempo. La mayoría de las bibliotecas no disponen de estos recursos. El modelo SaaS permite a las bibliotecas incorporar sus flujos de trabajo establecidos en una experiencia de usuario cohesiva para sus usuarios y personal. El almacenamiento en la nube existente, Google Drive, LibGuides, las interfaces frontales de código abierto, los sistemas integrados de bibliotecas (ILS) y los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) se integran a la perfección en su nombre. La interoperabilidad de estos sistemas también permite obtener información sobre actividades empresariales a las que antes no era fácil acceder o analizar.
¿Qué cargas administrativas y presupuestarias podría aligerar su producto?
El paso de servidores in situ a servicios alojados en la nube ha sido la norma empresarial debido a las numerosas ventajas que ofrece el alojamiento basado en la nube. El paso a servidores basados en la nube ha liberado fondos que se utilizaban para mantener servidores in situ. También permite a las bibliotecas utilizar sus limitados fondos para otras mejoras. Por lo tanto, no hay necesidad de depender de personal de TI estirado o de un proveedor externo para realizar actualizaciones urgentes en el sitio web de su biblioteca. Actualizaciones como una firma de libros de última hora, un cambio en el horario de la biblioteca debido a un fenómeno meteorológico o una nueva lista de libros que su bibliotecario pensó sobre la marcha deberían ser fáciles de completar por el propio personal de la biblioteca. Aunque su sitio web esté alojado en una organización matriz, existen soluciones para el sitio web de una biblioteca independiente. SaaS permite que un proveedor de confianza gestione el alojamiento y la seguridad de su sitio, así como las actualizaciones de código necesarias para adaptarse a las frecuentes revisiones realizadas por los principales navegadores de Internet. Todo lo que necesita es centrarse en añadir y mejorar el contenido de su biblioteca.
¿Cómo está diseñado el software para que sea accesible y fácil de usar para todos?
La mejora continua de las funciones es una de las ventajas de contar con un producto SaaS. A medida que cambian las leyes que rigen los requisitos de accesibilidad y se producen avances tecnológicos, es necesario realizar actualizaciones constantemente para ofrecer la mejor experiencia al usuario. Los equipos especializados que se centran en cómo interactúan los usuarios con la interfaz de su biblioteca, la accesibilidad de su sitio web, el aspecto de su sitio web y la recopilación de los datos de su biblioteca a partir de plataformas dispares son cosas de las que usted no tiene que preocuparse. Un equipo con estas tareas delegadas libera tiempo y recursos para tareas más significativas.
¿Qué conocimientos técnicos aportan sus equipos de asistencia y desarrollo?
Ya no es necesario contar con conocimientos técnicos para realizar su mejor trabajo. El modelo SaaS le proporciona acceso a ingenieros de servicio técnico de campo, un equipo de servicios de autenticación, gestores de proyectos de implantación y asistencia técnica y al cliente multilingüe. Cuando el software está desarrollado por bibliotecarios y personas familiarizadas con el sector, se ofrece la mejor experiencia a los usuarios. El software desarrollado mediante pruebas exhaustivas con los usuarios, el perfeccionamiento del producto a través de los comentarios de los usuarios y diversos métodos de investigación demuestra ofrecer los mejores resultados cuando se busca una herramienta de descubrimiento.
¿Existen herramientas de inteligencia empresarial que simplifiquen y mejoren la gestión de las bibliotecas?
Las bibliotecas, como muchas empresas, tienen fuentes de datos dispares. Un producto SaaS le proporciona un lugar centralizado para analizar datos, reconocer tendencias y tomar decisiones basadas en pruebas. Las fuentes de datos como los sistemas integrados de bibliotecas (ILS), los sistemas de localización, los servicios de préstamo interbibliotecario, los servicios de autenticación y proxy y los sistemas de información de estudiantes pueden integrarse en plantillas personalizadas o estandarizadas. Puede eliminar la extracción manual de información y permitir que el software la agilice. Esto permite a los administradores bibliotecarios obtener información bajo demanda sobre colecciones y servicios, identificar qué recursos son los más utilizados, detectar tendencias en préstamos y uso de recursos electrónicos y mejorar los datos de su ILS.
Al plantearse estas preguntas, está ayudando a escribir el siguiente capítulo de la historia de su biblioteca. Seleccionar el software adecuado puede ayudarle a contar con eficacia la historia de su biblioteca. Al igual que el lomo de un libro, el soporte de su biblioteca es crucial para un legado perdurable.