Esta decisión estratégica busca mejorar la experiencia de los usuarios, optimizar la gestión de sus colecciones y prepararse para los estándares futuros de bibliotecas.
¿Por Qué FOLIO?
La biblioteca de la Universidad El Bosque había estado utilizando un Sistema Integrado de Bibliotecas (ILS) que, con el tiempo, demostró limitaciones en su capacidad para gestionar datos y en su flexibilidad técnica. La implementación de FOLIO fue motivada por varios factores clave:
- Flexibilidad de Código Abierto: FOLIO es una plataforma desarrollada por una comunidad global, lo cual permite que la biblioteca acceda a documentación y soporte de manera continua. Además, su estructura modular facilita personalizaciones específicas para la universidad.
- Soporte de EBSCO: La colaboración con EBSCO, un proveedor líder de tecnología y contenido bibliotecario, fue decisiva. Este respaldo aseguró un proceso de implementación ágil y un soporte técnico continuo, permitiendo a la biblioteca explotar el potencial de FOLIO desde el primer día.
- Optimización de la Gestión de Recursos Electrónicos: Uno de los desafíos más grandes de las bibliotecas académicas actuales es la organización de colecciones electrónicas. Con FOLIO y su app eHoldings, la universidad ahora tiene herramientas más eficientes para la gestión y accesibilidad de estos recursos.
Retos Superados en la Implementación
La transición a FOLIO no estuvo exenta de desafíos. Cambiar de un sistema ILS implicó una reestructuración significativa en los procesos bibliotecarios, que incluyó:
- Migración de Datos Compleja: La universidad trabajó intensamente para asegurar que la migración de usuarios, colecciones y transacciones históricas de su ILS anterior fuera precisa y limpia, con el apoyo de herramientas como MARCedit para corregir registros en masa.
- Cambio en los Procesos de Catalogación y Adquisiciones: Adoptar FOLIO implicó un cambio de paradigma en el flujo de trabajo de catalogación y adquisición, dado que ambos módulos operan de manera diferente al sistema anterior.
Beneficios de FOLIO
Desde su implementación, la Universidad El Bosque ha notado varios beneficios clave de FOLIO:
- Accesibilidad Web Mejorada: Al ser una plataforma basada en la web, los usuarios pueden acceder de manera fácil y rápida, además de poder parametrizar políticas al instante sin necesidad de reinicios de servidor.
- Integración de APIs: La universidad ha utilizado las APIs de FOLIO para automatizar la actualización de información de usuarios, facilitando la sincronización con otras plataformas internas de gestión académica.
- Mejor Gestión de Usuarios y Colecciones: FOLIO permite personalizar los perfiles de usuario para añadir datos específicos, como roles múltiples y estatus académicos, que enriquecen la base de datos y simplifican el proceso de búsqueda y filtrado.
Experiencia del Personal y Usuarios
La transición ha sido bien recibida tanto por el personal como por los usuarios de la biblioteca. El equipo de circulación destacó la agilidad en los procesos diarios, especialmente en la gestión de renovaciones y préstamos especiales. Los estudiantes y profesores también han expresado satisfacción con el nuevo sistema de búsqueda de recursos físicos, que optimiza su experiencia en la biblioteca.
Sin embargo, el nombre del campo código de barras ha generado algunos desafíos para los usuarios que desean renovar materiales de forma autónoma, lo que plantea una oportunidad de mejora.
Planes a Futuro
El proceso de implementación de FOLIO está en marcha, con proyectos que buscan maximizar sus beneficios, como la integración de un mapa virtual de colecciones físicas y el desarrollo de una aplicación móvil para facilitar el acceso y consulta de los recursos de la biblioteca. Otros planes incluyen el uso de machine learning para la creación de bibliografías y módulos para gestionar la ocupación de espacios y salas.
Colaboración con EBSCO: Un Pilar del Éxito
El éxito de esta implementación no habría sido posible sin el apoyo de EBSCO, quien brindó capacitaciones en el uso de APIs y facilitó sesiones semanales para resolver dudas, contribuyendo al crecimiento profesional del equipo de la biblioteca. Esta colaboración continúa siendo un recurso valioso para la Universidad El Bosque en su camino hacia la transformación digital.
La implementación de FOLIO en la Universidad El Bosque representa un avance en la modernización de los servicios bibliotecarios, uniendo la tecnología con el compromiso de ofrecer un acceso más eficiente y amigable a sus recursos.