Implementação do FOLIO na Universidad El Bosque: Inovação na gestão bibliotecária com o suporte da EBSCO

A biblioteca da Universidad El Bosque utilizava um Sistema Integrado de Bibliotecas (ILS) que, com o tempo, apresentou limitações em sua capacidade de gerenciar dados e em sua flexibilidade técnica. A implementação do FOLIO foi motivada por diversos fatores-chave:

• Flexibilidade do Código Aberto:
  O FOLIO é uma plataforma desenvolvida por uma comunidade global, o que permite à biblioteca acesso contínuo à documentação e ao suporte. Além disso, sua estrutura modular facilita personalizações específicas para a universidade.
• Suporte da EBSCO:
  A colaboração com a EBSCO, uma fornecedora líder de tecnologia e conteúdo bibliotecário, foi decisiva. Esse suporte garantiu um processo de implementação ágil e um suporte técnico contínuo, permitindo à biblioteca aproveitar o potencial do FOLIO desde o primeiro dia.
• Otimização da Gestão de Recursos Eletrônicos:
  Um dos maiores desafios das bibliotecas acadêmicas atuais é a organização das coleções eletrônicas. Com o FOLIO e sua app eHoldings, a universidade agora possui ferramentas mais eficientes para a gestão e acessibilidade desses recursos.

A transição para o FOLIO não foi isenta de desafios. Migrar de um sistema ILS exigiu uma reestruturação significativa nos processos bibliotecários, que incluiu:

• Migração Complexa de Dados:
  A universidade trabalhou intensamente para garantir que a migração de usuários, coleções e transações históricas do antigo ILS fosse precisa e limpa, com o apoio de ferramentas como o MARCedit para corrigir registros em massa.
• Mudança nos Processos de Catalogação e Aquisições:
  A adoção do FOLIO implicou uma mudança de paradigma no fluxo de trabalho de catalogação e aquisição, já que ambos os módulos operam de maneira diferente do sistema anterior.

Desde sua implementação, a Universidad El Bosque identificou diversos benefícios do FOLIO:

• Melhoria na Acessibilidade Web:
  Como uma plataforma baseada na web, os usuários podem acessar de forma fácil e rápida, além de parametrizar políticas instantaneamente, sem necessidade de reinicializações no servidor.
• Integração de APIs:
  A universidade utilizou as APIs do FOLIO para automatizar a atualização de informações de usuários, facilitando a sincronização com outras plataformas internas de gestão acadêmica.
• Melhor Gestão de Usuários e Coleções:
  O FOLIO permite personalizar perfis de usuários para incluir dados específicos, como múltiplos papéis e status acadêmicos, enriquecendo a base de dados e simplificando os processos de busca e filtragem.

A transição foi bem recebida tanto pela equipe quanto pelos usuários da biblioteca. O time de circulação destacou a agilidade nos processos diários, especialmente na gestão de renovações e empréstimos especiais. Estudantes e professores também expressaram satisfação com o novo sistema de busca de recursos físicos, que otimizou sua experiência na biblioteca.

Contudo, o campo "código de barras" apresentou alguns desafios para os usuários que desejam renovar materiais de forma autônoma, o que representa uma oportunidade de melhoria.

O processo de implementação do FOLIO segue em andamento, com projetos que buscam maximizar seus benefícios, como a integração de um mapa virtual de coleções físicas e o desenvolvimento de um aplicativo móvel para facilitar o acesso e a consulta aos recursos da biblioteca. Outros planos incluem o uso de machine learning para criação de bibliografias e módulos para gerenciar a ocupação de espaços e salas.

O sucesso dessa implementação não teria sido possível sem o apoio da EBSCO, que forneceu treinamentos no uso de APIs e promoveu sessões semanais para resolver dúvidas, contribuindo para o crescimento profissional da equipe da biblioteca. Essa colaboração continua sendo um recurso valioso para a Universidad El Bosque em sua jornada rumo à transformação digital.

A implementação do FOLIO na Universidad El Bosque representa um avanço na modernização dos serviços bibliotecários, unindo tecnologia e o compromisso de oferecer um acesso mais eficiente e amigável aos seus recursos.