O Guia do Comprador de Bibliotecas: Cinco perguntas personalizadas para a seleção de software

Ao enfrentar os muitos desafios na gestão de bibliotecas, a seleção de software não deve ser um deles. Não importa em que ponto da jornada você esteja, aqui estão algumas dicas para garantir que suas compras de software proporcionem um retorno sobre o investimento.

Em uma época marcada por orçamentos reduzidos, recursos limitados e um cenário competitivo de talentos, encontrar soluções para esses desafios é ainda mais crucial para o sucesso de uma biblioteca. Embora esses problemas não sejam exclusivos do espaço da biblioteca, eles merecem soluções desenvolvidas especificamente para as bibliotecas.

À medida que o mundo se move em direção a uma abordagem mais digital, todos os setores estão entrando no domínio do software como serviço (SaaS) em seu próprio ritmo. Para quem não está familiarizado com o SaaS, o Gartner o descreve como "software que é de propriedade, fornecido e gerenciado remotamente por um ou mais provedores. O provedor fornece software com base em um conjunto de definições comuns de código e dados que é consumido em um modelo um-para-muitos por todos os clientes contratados a qualquer momento, pagando pelo uso ou como uma assinatura baseada em métricas de uso".

Não importa em que ponto da sua jornada você esteja, sem dúvida há um software por aí que o ajuda em qualquer parte do seu negócio. De acordo com a Harvard Business Review, "essas plataformas [SaaS] permitem que os usuários acessem softwares e aplicativos na nuvem, liberando-os do ônus de comprar e gerenciar softwares e hardwares complexos".

Ao procurar soluções para sua biblioteca, aqui estão cinco perguntas a serem consideradas ao tomar suas decisões.

As bibliotecas usam uma infinidade de plataformas de software para gerenciar as operações comerciais. Embora alguns softwares sincronizem perfeitamente, às vezes é necessária uma API e outras vezes certas tarefas ainda exigem o manuseio manual dos dados. O desenvolvimento de sistemas que compartilham informações perfeitamente ou a criação de APIs é caro e consome muito tempo. A maioria das bibliotecas não tem esses recursos. O modelo SaaS permite que as bibliotecas incorporem seus fluxos de trabalho estabelecidos em uma experiência de usuário coesa para seus usuários e funcionários. A integração do armazenamento em nuvem existente, Google Drive, LibGuides, interfaces de front-end de código aberto, sistemas integrados de bibliotecas (ILS) e sistemas de gerenciamento de aprendizagem (LMS) são perfeitamente integrados em seu nome. A interoperabilidade desses sistemas também permite insights sobre atividades comerciais que antes não eram fáceis de acessar ou analisar.

A mudança de servidores no local para serviços hospedados na nuvem tem sido a norma comercial devido aos muitos benefícios que a hospedagem baseada na nuvem oferece. A mudança para servidores baseados em nuvem liberou fundos que eram usados para manter servidores no local. Isso também permite que as bibliotecas usem seus fundos limitados para outras melhorias. Portanto, não há necessidade de depender de uma equipe de TI sobrecarregada ou de um fornecedor externo para fazer atualizações urgentes no site da biblioteca. Atualizações como uma sessão de autógrafos de última hora, uma alteração no horário de funcionamento da biblioteca por causa de um evento climático ou uma nova lista de livros que o bibliotecário pensou na hora devem ser fáceis de concluir pela própria equipe da biblioteca. Mesmo que seu site seja hospedado por uma organização matriz, há soluções para o site de uma biblioteca independente. O SaaS permite que um fornecedor confiável gerencie a hospedagem e a segurança do seu site, bem como as atualizações de código necessárias para acomodar as revisões frequentes feitas por todos os principais navegadores da Internet. Tudo o que você precisa fazer é adicionar e aprimorar o conteúdo da sua biblioteca.

O aprimoramento contínuo dos recursos é um dos benefícios de ter um produto SaaS. Como as leis que regem os requisitos de acessibilidade mudam e os avanços tecnológicos surgem, as atualizações precisam ocorrer constantemente para proporcionar a melhor experiência ao usuário. Equipes dedicadas que se concentram na forma como os usuários interagem com a interface da biblioteca, na acessibilidade do site, na aparência do site e na coleta de dados da biblioteca de plataformas diferentes são coisas com as quais você não precisa se preocupar. Uma equipe com essas tarefas delegadas libera tempo e recursos para tarefas mais significativas.

A necessidade de conhecimento técnico para fazer seu melhor trabalho não é mais necessária. O modelo SaaS fornece acesso a engenheiros técnicos de serviço de campo, uma equipe de serviços de autenticação, gerentes de projeto de implementação e suporte técnico e ao cliente multilíngue. Quando o software é desenvolvido por bibliotecários e pessoas familiarizadas com o setor, a experiência do usuário é a melhor possível. O software desenvolvido por meio de testes extensivos com usuários, refinando o produto por meio do feedback dos usuários e de vários métodos de pesquisa, prova que oferece os melhores resultados quando se procura uma ferramenta de descoberta.

As bibliotecas, como muitas empresas, têm fontes de dados diferentes. Um produto SaaS oferece um local centralizado para você analisar dados, reconhecer tendências e tomar decisões baseadas em evidências. Fontes de dados como sistemas integrados de bibliotecas (ILS), sistemas de descoberta, serviços de empréstimo entre bibliotecas, serviços de autenticação e proxy e sistemas de informações de alunos podem ser integrados em modelos personalizados ou padronizados. Você pode retirar a extração manual de informações do seu prato e permitir que o software as simplifique. Isso permite que os bibliotecários administradores obtenham insights sob demanda sobre coleções e serviços, identifiquem quais recursos são mais usados, identifiquem tendências em empréstimos e uso de recursos eletrônicos e aprimorem os dados do ILS.

Ao fazer essas perguntas, você está ajudando a escrever o próximo capítulo da história da sua biblioteca. A seleção do software certo pode ajudar a contar com eficácia a história de sua biblioteca. Como a lombada de um livro, o suporte à sua biblioteca é crucial para um legado duradouro.