Mejorando los estándares de los informes de datos para las bibliotecas académicas

Un gran número de bibliotecas se enfrentan a la tensión de tener que presentar la información requerida al gobierno o a las asociaciones de bibliotecas en lo referente a datos bibliotecarios. Sin embargo, el objetivo de muchas de estas organizaciones es garantizar que la información sobre la educación superior esté disponible para los responsables políticos, los estudiantes y los padres. La toma de decisiones clave sobre la asignación de recursos requiere este tipo de datos, pero la cantidad de esfuerzo que supone la presentación de informes es un obstáculo importante para muchas bibliotecas académicas. Con un plazo de presentación de datos que se cumple anualmente y unos requisitos de datos que evolucionan año tras año, muchas bibliotecas académicas buscan una mejor respuesta al proceso.

La biblioteca académica promedio utiliza al menos seis sistemas diferentes para gestionar su colección, recursos, uso y acceso a los recursos de la biblioteca (por ejemplo, ILS, ILL, Discovery, COUNTER, Authentication System, Gate Count). Aunque estos sistemas se integran y funcionan en conjunto para el usuario final, desde el punto de vista administrativo, estos sistemas y datos son bastante dispares, lo que significa que la extracción y recopilación de datos lleva mucho tiempo. Una encuesta realizada en 2021 por Library Journal y EBSCO muestra que el principal obstáculo para el análisis de datos en su institución es la falta de tiempo (61%). Racionalizar los datos y simplificar el proceso de recopilación de datos no sólo ayuda en la elaboración de informes IPEDS, sino que permite al personal de la biblioteca ahorrar tiempo y centrarse en iniciativas de mayor relevancia para la biblioteca.

Más de la mitad de las bibliotecas universitarias y de investigación han sufrido una reducción en su presupuesto. Con una fuerte necesidad de demostrar la importancia de la biblioteca y la necesidad de más financiación, los informes de datos pueden arrojar información al respecto, no sólo a las entidades gubernamentales, sino también a la institución académica. Sin embargo, muchas bibliotecas académicas siguen dependiendo de procesos manuales para recopilar y analizar datos ( por ejemplo, Excel). Los procesos manuales no sólo llevan tiempo, sino que también son casi imposibles de escalar y plantean un riesgo de error y problemas de seguridad. Aprovechar un proceso automatizado para la elaboración de informes permite a los bibliotecarios ahorrar tiempo, pero también obtener una mejor perspectiva de los procesos de la biblioteca, elimina posibles errores y mantiene la seguridad de los datos y la privacidad de los usuarios.

La forma más fácil de identificar los datos que faltan o están incompletos es tenerlos organizados y visualizados de forma sencilla. Simplificar la presentación de los datos de la biblioteca y visualizarlos de una forma gráfica que sea más fácil de analizar permite al personal de la biblioteca relajarse y adoptar una mentalidad investigadora en lugar de una mentalidad superficial. Permite que surjan preguntas y que se descubran los datos que faltan. 

Los tableros de Panorama ayudan a las bibliotecas a recopilar los datos necesarios para informar a las organizaciones nacionales de estándares, como ACRL, ARL e IPED. Uno de los objetivos del equipo de desarrollo de productos de Panorama era facilitar este tipo de informes a las bibliotecas y mejorar la precisión de los datos. Ahora, las bibliotecas pueden racionalizar las siguientes fuentes de datos en un único tablero para visualizarlas, descargarlas y enviarlas fácilmente a sus respectivas organizaciones.

• Circulación de la biblioteca 
• Colección física de la biblioteca 
• Gastos 
• Servicios de préstamo interbibliotecario 
• Personal de la biblioteca 
• Sucursales y bibliotecas independientes 
• Gastos de operación y mantenimiento

Y los informes no son sólo para las bibliotecas universitarias. Los consorcios de bibliotecas (pequeños y grandes) como SCELC están aprovechando Panorama para establecer estándares nacionales de elaboración de informes. Lea los detalles en el comunicado de prensa publicado recientemente.