Zoals u weet is FOLIO een compleet "next generation"-systeem en daarom geschikt voor zowel het beheer van gedrukte materialen als het beheer van elektronische bronnen (ERM). In het derde deel van onze korte FOLIO-videoserie willen we daarom ook ingaan op het onderwerp "ERM", in het bijzonder op de kerncomponent "EBSCO Knowledgebase".

Het is overigens mogelijk om FOLIO puur als ERM-systeem in te richten en te gebruiken, maar het is ook mogelijk om een compleet systeem te implementeren en vervolgens de inzage van individuele medewerkersgroepen te beperken tot alleen ERM-modules door middel van intern toegangsbeheer.

Een van de basisprincipes van FOLIO is de consequent modulaire structuur op basis van zogenaamde microservices: systeemcomponenten zijn in eerste instantie losjes gekoppeld en zeer gespecialiseerd, maar kunnen ook flexibel aan elkaar worden gekoppeld en bijna naar believen gegevens met elkaar uitwisselen.

Om de interactie- en integratiemogelijkheden te maximaliseren, is FOLIO ook uitgerust met API's, zodat alle datapunten en submodules gegevens kunnen uitwisselen en elk nieuw ontwikkeld component altijd het daglicht ziet met een API: "API First + API Throughout".

EBSCO gebruikt deze integratie ook als onderdeel van haar dienstenpakket om zowel EBSCO's eigen systemen als de benodigde systemen van derden te koppelen aan de FOLIO-releases van haar klanten. De genoemde FOLIO API's zijn hiervoor bij uitstek geschikt en worden tijdens de implementatie door onze medewerkers geoptimaliseerd.

Aan de andere kant van een integratiepaar kan FOLIO bijvoorbeeld te maken krijgen met EBSCO's eigen "HoldingsIQ". Dit is in wezen een bidirectionele API van / naar EBSCO's wereldwijde kennisbank van elektronische titels en pakketten van talloze leveranciers. Goed gedefinieerde API-mechanismen aan beide kanten kunnen dus zorgen voor onmiddellijke gegevensuitwisseling en synchronisatie.

Hier volgt basisinformatie over EBSCO's Knowledgebase (KB): Het is een wereldwijd adresboek van leveranciers, pakketten of databases en titels en hun onderlinge relaties en inclusies. EBSCO's KB bevat natuurlijk niet alleen datapunten uit EBSCO-databases, maar ontvangt ook passend gestructureerde datastromen van een groot aantal wereldwijde en regionale aanbieders. Momenteel bevat de KB een schat aan informatie over de structuur en titelinhoud van ongeveer vijfentwintigduizend pakketten.

Klanten die EBSCO's KB al gebruiken als een (of dé) database voor bijvoorbeeld de FTF-link-resolver of EBSCO's Discovery, zijn bekend met het zogenaamde HLM-gebied in EBSCO's administratie-interface. Tot op zekere hoogte is dit de standaardinterface voor KB-beheer.

FOLIO kan echter ook worden gebruikt als KB-beheertool na de juiste API-gegevensstroomactivering. Alle zoekresultaten, activeringen, koppelingen enz. zijn dus altijd aan beide kanten gesynchroniseerd - ongeacht of ik HLM of FOLIO als mijn primaire tool verkies.

Dit stelt me in staat om passende wijzigingen aan te brengen, bijvoorbeeld door afzonderlijke pakketten of afzonderlijke titels binnen pakketten te selecteren en deselecteren en zo mijn zoekruimte in detail aan te passen - of door een hele reeks wijzigingen op grote schaal door te voeren. Natuurlijk is informatie die al via HLM wordt bijgehouden direct beschikbaar na het koppelen van FOLIO met de HoldingsIQ API.

Tegelijkertijd kunnen titels in eindgebruikersinterfaces zoals de Publication Finder of EDS nu rechtstreeks via FOLIO worden geactiveerd en aangepast.

De synchronisatie met eventuele wijzigingen, zoals de toewijzing van pakketten, vindt rechtstreeks plaats. Maar dat geldt ook voor het toevoegen en weergeven of onderdrukken van notities, looptijden, licentievoorwaarden enzovoort.

Deze licentievoorwaarden kunnen zeer gedetailleerd worden beschreven, genest en vervolgens gekoppeld aan KB-vermeldingen in de extra FOLIO-app die speciaal voor dit doel is gemaakt.

De app "Overeenkomsten", die uiteraard naar wens kan worden hernoemd, biedt een nog krachtiger en flexibeler koppeling van de gegevenscomponenten die nodig zijn voor e-media-management: Hier komen talrijke onderdelen zoals interne en externe contacten, termijn- en taakbeheer, bestandsopslag van licentieovereenkomsten enz. centraal samen.

Hoewel het bovenstaande een veelvoorkomende use case is voor geschikte integraties tijdens de implementatie van het ERM-systeem op het FOLIO-platform, is het zeker niet de enige. Een ander voorbeeld is het consolideren en weergeven van COUNTER-gebruiksstatistieken die door de leverancier zijn gelogd of het opvragen van kosten/gebruiksverhoudingen. Ook hiervoor biedt EBSCO interfaces.

De onderliggende software heet "UC/ULS" en kan net zo naadloos aan FOLIO worden gekoppeld als de KB; de gewenste statistieken verschijnen dan naast de overige informatie van een pakket dat uit de KB is geselecteerd.

En natuurlijk geldt dit ook op titelniveau - de wederzijdse koppeling van de KB, FOLIO en de COUNTER-statistiekconsolidatietool maakt een gelijktijdig overzicht mogelijk zonder de FOLIO-administratie-interface te hoeven verlaten.

Een ander onderdeel van EBSCO's FOLIO-diensten is het zogenaamde "Panorama"-platform - dat ook afzonderlijk kan worden verkregen en in dit geval ook kan worden gebruikt in combinatie met tal van andere systemen - dat fungeert als een rapportageplatform dat rechtstreeks in verbinding staat met FOLIO en helpt bij het gedetailleerd visualiseren van print- en ERM-statistieken. Hier zien we bijvoorbeeld een illustratie van de eerder genoemde COUNTER-statistieken. Voorlopig volstaat dit als een kort inzicht in de vele aspecten en mogelijkheden van de EBSCO KB en EBSCO's FOLIO-diensten in relatie tot ERM.