Welkom bij nog een korte FOLIO-video.

Vandaag gaan we kijken naar een printworkflow in FOLIO. Hier zie ik dat ik het boek dat ik wil hebben nog niet heb gekocht. Op de achtergrond zou er echter een API-verbinding kunnen zijn met een extern acquisitieplatform, want alles in FOLIO is zonder uitzondering uitgerust met API's. Ik voer een aantal basisgegevens in, zoals de gewenste locatie, en bestel het boek. Omdat de twee systemen nu met elkaar praten, zie ik binnen een paar seconden de overgedragen metadata in FOLIO. Vervolgens wil ik het boek direct inventariseren - we gaan ervan uit dat het fysiek al is aangekomen. Dit brengt me naar de inventariseer-app in FOLIO (Receiving). Het systeem leidt me automatisch door de nodige stappen zonder dat ik bewust hoef op te letten waar ik op dat moment ben. Als het een tijdschrift is, kan ik op dit punt ook de uitgaven beheren. Maar in het geval van een enkel boek, waar we vandaag naar kijken, bevestig ik gewoon dat het boek daadwerkelijk is aangekomen. Volgens mijn instellingen vereist het systeem op dit punt alleen de invoer van een barcode, die ik nu toeken. Dit betekent dat de metadata-entry van het boek nu een actieve link is en me rechtstreeks naar de Inventory-app brengt, mijn centrale FOLIO-catalogus. Ik zie nu zowel de locatie-ID die ik heb toegewezen op het externe platform als de barcode die ik zojuist heb ingevoerd. Overigens had ik net zo makkelijk vanuit het bestelproces naar andere apps kunnen gaan om facturen, budgetten, etcetera toe te wijzen. De mogelijkheid om het boek te lenen is al gegarandeerd door de toegewezen barcode, die ik nu kopieer. In de praktijk gebeurt dit natuurlijk via barcodelezers of RFID-machines. Vanuit het oogpunt van de eindgebruiker log je gewoon in op het discovery-profiel dat gekoppeld is aan FOLIO om bijvoorbeeld je eigen account te controleren. Dit activeert ook de knop voor leengeschiedenis in de menunavigatie. Met één klik zie ik de boeken die ik al geleend heb - in dit geval alleen één boek.Het leenproces is nu voltooid in de bibliotheek, zoals ik al zei is het in de praktijk geautomatiseerd, maar hier ga ik stap voor stap te werk. Nu zoek ik naar de bijbehorende gebruiker en plak ik de barcode in die ik eerder heb gekopieerd. Het systeem bevestigt dat het boek nu uitgeleend is. Als bibliothecaris kan ik indien nodig ook andere details aanpassen, zoals de uitleentermijn, leenrechten, enzovoorts. Zoals in de meeste menu's zijn de opties erg flexibel en kunnen ze worden aangepast aan mijn specifieke situatie, zodat ik altijd de elementen kan regelen die perfect passen bij mijn workflows. Na dit interne proces verschijnt het zojuist geleende boek ook direct in de eindgebruikerinterface dankzij de integratiemogelijkheden van FOLIO. Misschien wil ik op dit moment de metadata van ons boek aanpassen. Ik heb bijvoorbeeld direct toegang tot de MARC-record, vanuit de Inventory-app. Er wordt een scherm geopend dat me de veldtoewijzing toont en waarmee ik het gegevensrecord kan wijzigen volgens mijn vooraf ingestelde rechten. Dergelijke wijzigingen kunnen ook direct worden gecontroleerd in EBSCO's zogenaamde "Locate"-OPAC. Dit is het record zoals het eruit ziet na de eerste import vanuit het bestelplatform. Maar misschien wil ik de titel wijzigen. Dan zijn mijn wijzigingen direct zichtbaar in de OPAC. Maar omdat FOLIO ook metadata opslaat in een BIBFRAME-gebaseerd formaat volgens routines die altijd ingesteld kunnen worden, kan ik het metadatarecord ook op dit niveau aanpassen. Er verschijnt dan een scherm dat een reeks inklapbare en uitklapbare gegevenssecties toont in plaats van gecodeerde velden. Dit kunnen bijvoorbeeld auteursvelden zijn. Of net zo goed verschillende classificaties, links naar elektronische parallelle versies en nog veel meer. Ik kan op dit punt ook gemakkelijk bovenliggende en onderliggende gegevensrecords toewijzen door op het plusteken te klikken  en nu kan ik de catalogusrecords die al beschikbaar zijn in het venster dat opent koppelen aan mijn huidige record. Maar misschien wil ik mijn bibliografische gegevens uit een externe bron halen, zoals WorldCat of een gemeenschappelijk catalogus. Ik kan dan de identifier van het record kopiëren en in FOLIO gebruiken. In de praktijk wordt dit proces natuurlijk ook geautomatiseerd door de relevante mechanismen voor gegevensoverdracht en hun frequentie vooraf in te stellen wanneer het systeem wordt geïmplementeerd. Maar omdat ik voor demonstratiedoeleinden handmatig te werk ga, breng ik de identifier die ik zojuist heb gekopieerd over naar het invoerscherm van FOLIO, dat onmiddellijk wordt geopend in de Inventory-app. Na enkele ogenblikken wordt de gegevensset dan voorzien van de metagegevens van de externe bron. Ik ga op dezelfde manier te werk als ik een bestaand gegevensrecord wil overlappen met een gewenst extern record in plaats van een nieuwe import. Als ik het gegevensrecord verder wil aanpassen, kan ik ook op een geschikt punt linken naar autoriteitsrecords, bijvoorbeeld in het auteursveld. De knop toont me meteen de beschikbaarheid van authority-records uit mijn systeem, die ik naar wens meteen aan mijn bibliografische gegevens kan koppelen. Een enkel authority-record zou er ongeveer zo uit kunnen zien. Maar omdat we zagen dat ik in dit geval nog geen geschikt record had, kan ik een grotere (handmatige of geautomatiseerde) data-import overwegen. In de instellingen van de data-import-app vind ik talloze opties voor het instellen van gegevens, velden en hun onderlinge relaties, zodat mijn data-import altijd het gewenste resultaat oplevert. Dit werkt voor zowel bibliografische als authority-entries.Dit is slechts een korte demonstratie van een mogelijke printworkflow in FOLIO. Hartelijk dank!