Hallo und herzlich willkommen zu unserer Video-Serie über EBSCOs FOLIO Services. Im dritten Teil unserer FOLIO-Videoreihe beschäftigen wir uns mit dem Thema „ERM“, insbesondere mit dem Kernbestandteil, der „EBSCO-Knowledgebase“.

FOLIO ist ein Komplettsystem der neuen Generation und damit sowohl für die Verwaltung gedruckter Materialien wie auch elektronisches Ressourcenmanagement (ERM) geeignet.

Einerseits ist es möglich, FOLIO als ERM-System auf- und einzusetzen, oder im vollständigen System die Sicht einzelner Mitarbeitergruppen per interner Zugriffsverwaltung lediglich auf ERM-Module zu beschränken.

Eines der Grundprinzipien FOLIOs ist die durchgehend modulare und auf sogenannten Microservices basierende Struktur: Systembestandteile, Apps, sind zunächst lose gekoppelt und hochspezialisiert, dennoch auch flexibel verknüpfbar und können nahezu beliebig Daten untereinander austauschen.

„API First“ und „API Throughout”: Ein Kernelement von FOLIO ist die Interaktions- und Integrationsfähigkeit. Sämtliche Datenpunkte und Untermodule sind datenaustauschfähig. Jeder neu entwickelte Bestandteil, sogenannte Apps, wird stets samt API entwickelt.

EBSCO nutzt im Rahmen der FOLIO-Services diese Integrationsfähigkeit, um sowohl EBSCO-eigene als auch notwendige und gewünschte Drittanbietersysteme mit den Implementierungen unserer Kunden zu verknüpfen. Hierfür sind unter anderem die erwähnten FOLIO-APIs bestens geeignet und werden von unseren Mitarbeitern während der Implementierung optimiert.

Ein Beispiel eines Integrationspaares kann FOLIO und die EBSCO-eigene „HoldingsIQ“ sein. Dies ist im Wesentlichen eine bidirektionale API aus und in EBSCOs globale Knowledgebase. API-Mechanismen auf beiden Seiten können somit unmittelbaren Datenaustausch und -abgleich gewährleisten.

Hier Informationen zu EBSCOs Knowledgebase (KB): Eine globale Datenbank von Anbietern, Paketen bzw. Datenbanken und Titeln. Selbstverständlich beherbergt EBSCOs Knowledgebase nicht nur Datenpunkte aus EBSCO-Datenbanken, sondern empfängt entsprechend strukturierte Datenströme, beispielsweise im KBART-Format, von einer Vielzahl globaler wie regionaler Anbieter. Derzeit sind darin reichhaltige Informationen zum Aufbau und Titelinhalt von etwa 25.000 Paketen abrufbar. Mit mehr als 13 Millionen „unique Titles“ steht eine breite Auswahl an Titeln zur Verfügung. EBSCOs Knowledgebase wird von einem eigenen Mitarbeiterteam betreut und ist immer auf dem aktuellsten Stand.

Kunden, die EBSCOs Knowledgebase als Datenbasis für EBSCOs „Full Text Finder“ oder EBSCOs Discovery-Service nutzen, kennen schon Holdings & Linking Management in EBSCOs Verwaltungsoberfläche. Dies ist das Webfrontend, also die Standardoberfläche fürs Knowledgebase-Management.

Nach entsprechender API-Aktivierung, kann auch FOLIO als Knowledgebase-Verwaltungswerkzeug genutzt werden. Alle Suchergebnisse, Aktivierungen, Verknüpfungen usw. sind somit jederzeit beidseitig synchronisiert – unabhängig davon, ob nun Holdings & Linking Management oder FOLIO als primäres Instrument benutzt wird.

Um Modifikationen durchzuführen, können etwa einzelne Pakete oder Einzeltitel innerhalb von Paketen an- und abgewählt werden und somit der lokale Suchraum detailliert angepasst werden. Selbstverständlich sind bereits über HLM gepflegte Informationen nach der Verknüpfung FOLIOs mit der HoldingsIQ-API sofort verfügbar.

Zugleich sind auch Titel in endnutzerseitigen Oberflächen wie z. B. dem Publication Finder oder auch dem EBSCO Discovery Service nunmehr direkt über FOLIO aktivier- und anpassbar.

Änderungen wie eine Paketzuweisung finden in Echtzeit statt. Aber auch die Hinzunahme und Anzeige bzw. Unterdrückung von Notizen, Laufzeiten, Lizenzbedingungen – wie hier im Beispiel – finden in Echtzeit satt.

Lizenzbedingungen können unter anderem in der eigens dafür bestehenden FOLIO-App hochdetailliert beschrieben, verschachtelt und daraufhin mit Knowledgebase-Einträgen verknüpft werden.

Diese flexible Verknüpfbarkeit zeigt sich besonders in der E-Medienverwaltung der „Agreements“-App. Hier laufen zahlreiche Stränge wie interne und externe Kontakte, Laufzeiten- und Aufgabenverwaltung, Lizenzvertrags-Dateienablage und weitere Daten zentral zusammen.

Ein weiterer Anwendungsfall für Integrationen im Zuge der Implementierung des ERM-Systems kann die Konsolidierung und Anzeige von COUNTER-Nutzungsstatistiken oder der Abruf von Kosten-/Nutzungsinformationen Sein. Auch hierzu stellt EBSCO Schnittstellen bereit.

Der hier zugrundeliegende Service „Usage Consolidation Service“ kann ebenso nahtlos mit FOLIO verknüpft werden wie zuvor bereits die Knowledgebase. Durch diese Verknüpfung erscheinen die gewünschten Statistiken dann neben den weiteren Informationen zu einem aus der Knowlegebase ausgewählten Anbieter, Paket oder Titel.

Die wechselseitige Verknüpfung der Knowledgebase, FOLIOs und des COUNTER-Konsolidierungstools ermöglichen eine Simultanübersicht ohne FOLIO dabei verlassen zu müssen.

Weitere Bestandteile der EBSCO-FOLIO-Services ist die — auch separat beziehbare und auch mit zahlreichen anderen Systemen verwendbare — „Panorama“-Plattform, die mit FOLIO als Reporting-Plattform fungiert und dabei hilft, Print- sowie E-Resource-Management-Statistiken detailliert visuell darzustellen. Hier sehen wir etwa eine Abbildung der zuvor bereits erwähnten COUNTER-Statistiken.

Vielen Dank für Ihr Interesse. Mehr Informationen zu EBSCOs FOLIO Services erhalten im vierten Teil dieser Videoserie. Über Ihre Fragen freuen wir uns wie immer! Vielen Dank, bis zum nächsten Mal.