Hallo und herzlich willkommen zu unserer Video-Serie über EBSCOs FOLIO Services.

In dieser Serie möchten wir Ihnen EBSCOs Dienstleistungen für die Bibliotheksserviceplattform FOLIO aufzeigen. Im ersten Teil geht es um die Implementierung – ohne sich Sorgen um den Support oder das technische Personal machen zu müssen.

In den weiteren Teilen geht es um das Hosting, Informationen zur Verwendung der EBSCO-Knowledgebase, das Aufzeigen verschiedener Workflows, FOLIO-Integrationen und die Authentifizierung. Mit EBSCOs FOLIO-Services ermöglichen wir Ihnen die einfache und reibungslose Implementierung und den Betrieb dieses „Next-Generation“-Bibliothekssystems.

EBSCOs FOLIO-Services umfassen: Die Implementierung, das Hosting und den Support während der Laufzeit.

Heute soll es in erster Linie um die Implementierung gehen. Neben der Analyse der gegebenen Arbeitsabläufe geht es auch um die notwendigen Schritte der Implementierung sowie Schulungen und Integrationen – auch von Drittanbietern.

Diese grobe Darstellung beschreibt Schritte, um mit Abschluss der Implementierung in den Live-Betrieb von FOLIO überzugehen. Für die Implementierung rechnen wir im Regelfall mit einer Dauer von 9 bis 12 Monaten für ein volles FOLIO, für EBSCO-ERM mit 3 bis 4 Monaten.

Alles startet mit einem EBSCO internen Kickoff, nachdem die FOLIO-Vereinbarung unterzeichnet ist. Hierbei werden alle internen Teams informiert und mit ersten Informationen versorgt. Im nächsten Schritt wird das erste Meeting mit der Bibliothek geplant, die Verantwortlichen für die einzelnen Teilbereiche benannt und es werden die ersten Services aktiviert, das Aufsetzen von FOLIOs Instanz wird angestoßen. Ein erster Projektplan wird erstellt und intern geteilt.

Mit dem Treffen der Projektleiter findet dann das erste Meeting mit dem Team der Bibliothek und den Implementierungsspezialisten von EBSCO statt. Ziel ist das Kennenlernen der Personen und der Bibliothek sowie die Erwartungen auf beiden Seiten abzuklären. Ein Projektstart wird definiert, dem dann wöchentliche Meetings folgen. Der Projektplan wird fortwährend verfeinert und mit allen Beteiligten geteilt.

Im nächsten Meeting werden dann alle Mitarbeiter der Bibliothek zu einem ersten Meeting eingeladen, um auch hier die Basis für Vertrauen aufzubauen. Diese Treffen sind ein wichtiger Bestandteil, um die Einführung des neuen Bibliothekssystems für alle zu einem erfolgreichen Ereignis zu machen.

Datenanalyse und die Erstellung des Migrationsplans stellen die Basis für eine solide Implementierung dar. Unsere Implementierungsspezialisten haben langjährige Erfahrung im Bibliothekswesen, sind Bibliothekare oder haben ähnliche Erfahrungen gesammelt und bringen diese in den kommenden Meetings mit den Mitarbeitern der Bibliothek ein. Zusammen werden die Arbeitsabläufe in Workflow-Analysen dokumentiert – wo notwendig werden gemeinsam Vorschläge erarbeitet, um die Arbeitsprozesse zu vereinfachen oder anzupassen.

Die Datenmigration erhält eine erste Analyse und wird zwischen Bibliothek und EBSCOs Spezialisten weiter besprochen. Im Rahmen der Datenmigration wird ermittelt, welche Daten migriert werden sollen und in welchen Formaten diese vorliegen. Die Bibliothek hat dabei den besten Überblick, welche Daten benötigt werden, und weiß, was für die Datenmigration von ihr benötigt wird. Der EBSCO-Projektmanager für Datenmigration kann nun abschätzen, welchen Umfang die Datenmigration hat, und daraus einen Plan ableiten. Dieser Plan stellt für die Implementierung die nächsten Schritte dar.

Hier ein Beispiel einer Implementierungsplanung. Anhand dieses Gantt-Diagramms wird aufgezeigt, in welchen Schritten oder welchen Blöcken die Arbeiten definiert sind und entsprechend abgearbeitet werden.

Wie vorher im Diagramm gezeigt, werden die Schritte nach und nach abgearbeitet, angepasst oder erweitert, um am Ende der Implementierung mit der Nutzung im Live-Betrieb zu starten. Alle hier aufgezeigten Module sind Bestandteil der Implementierung. EBSCOs FOLIO umfasst EBSCO-ERM sowie alle anderen Module, die hier aufgezeigt sind.

Egal, wann Sie mit der Implementierung von FOLIO starten, Sie bekommen immer die aktuellste Version von FOLIO! Mehr zum Hosting erfahren Sie im nächsten Teil dieser Videoserie. Über Ihre Fragen freuen wir uns wie immer! Vielen Dank und bis zum nächsten Video.