Voor bibliothecarissen is het belangrijk dat zij een holistisch beeld hebbens van de collecties, services en activiteiten van de bibliotheek. Dat is waar transformatieve data in beeld komen. Deze gegevens zijn meer dan een reeks cijfers of een indicatie van het gebruik; door middel van gelaagdheid van verschillende kenmerken vertellen ze een verhaal. Deze aanpak komt tegemoet aan de uiteenlopende behoeften van alle bibliotheekmedewerkers, van collectieontwikkeling tot directie. Hoewel connecties en correlaties de kern vormen van transformatieve data, ligt de moeilijkheid van deze aanpak van analyses in handmatige processen, ongelijksoortige bronnen en tools die specifieke expertise vereisen.
Het rondetafelgesprek dat EBSCO onlangs organiseerde, gaf inzicht in hoe drie bibliothecarissen het beheer van bibliotheekdata op een nieuwe manier benaderden door gebruik te maken van Panorama, een innovatief platform voor bibliotheekanalyses. Het panel besprak tevens wanneer zij hun transformatieve data-aanpak creëerden en waarom dit noodzakelijk was voor effectieve besluitvorming. Hieronder vatten we drie belangrijke punten uit de sessie samen:
#1 Afstemming met de leiding van de universiteit
Voor Rachel Besara, Associate Dean of Libraries voor Missouri State, was een ontmoeting met de nieuwe Provost van de universiteit een gelegenheid voor het managementteam van de bibliotheek om de prestaties van de bibliotheek aan te tonen. In het gesprek dat draaide om KPI's (key performance indicators) kwam ter sprake dat de universiteitsleiding de data beter wilde leren begrijpen. Aan de hand van het werk dat het bibliotheekteam in de loop der jaren had verricht, in combinatie met Panorama, maakte het team een visueel dashboard van de vastgestelde KPI's waarin de leiding interesse had. Hiermee toonde de bibliotheek aan dat zij begrijpt wat er van haar wordt gevraagd en dat ze haar KPI's kan verfijnen om te voldoen aan de doelstellingen van de universiteit. Het liet tevens zien welke data de universiteitsleiding nodig heeft om beter te begrijpen hoe de bibliotheek haar rol binnen de academische missie vervult.
#2 Verbetering van service aan studenten
Eén van de belangrijke aspecten van transformatieve data is het potentieel om een verhaal te vertellen in plaats enkel datapunten op een rij te zetten. Het is deze mogelijkheid die bibliothecarissen helpt trends te ontdekken en verschillende datapunten met elkaar te verbinden, om zo het dagelijks leven van studenten te verbeteren. IT Librarian Shelton Richardson merkte bijvoorbeeld op dat hij in staat was om (met behulp van LabStats) gegevens over desktopgebruik en gebruik van door de bibliotheek uitgeleende laptops te koppelen aan een toename van het gebruik van digitale bronnen. Dit was een groot pijnpunt voor de bibliotheek – het verbinden van datapunten die zich van oudsher niet op hetzelfde platform bevinden. Dit hielp Richardson beter te begrijpen hoeveel fysieke computers nodig waren om studenten beter van dienst te zijn. Het resultaat? Verdubbeling van het aantal laptops.
#3 Visualisatie van uw collectie
Het optimaliseren van de collectie van uw bibliotheek is niet alleen belangrijk voor het gebruik, maar ook voor het budget. Jinong Sun, Acquisitions & Collection Development Librarian, merkte op dat het stroomlijnen van collectiegegevens in een visueel dashboard haar niet alleen in staat heeft gesteld om de belangrijkste uitgevers te identificeren, maar ook om de meest geraadpleegde tijdschriften te zien. Dit heeft haar geholpen om beter onderbouwde collectieontwikkelingsbeslissingen te nemen.
