Het beheren van e-bookcollecties kan een uitdaging zijn. Wetenschappelijke bibliotheken hebben te maken met alsmaar groeiende collecties, stijgende kosten en complexe gebruikerseisen – en ook met beperkte arbeids- en financiële middelen. DDA (demand-driven acquisition) is een strategie voor collectieontwikkeling die bibliotheken helpt kosten te beheersen en efficiëntie te verbeteren door acquisitie te baseren op daadwerkelijk gebruik.
Wat is een DDA-programma?
DDA is een inkoopmodel dat bibliotheken de mogelijkheid biedt om toegang te bieden tot een breed scala aan e-books zonder deze vooraf aan te hoeven schaffen. Met een DDA-programma stellen bibliotheken aan een groot aantal e-books, meestal van verschillende uitgevers, beschikbaar aan hun gebruikers. De bibliotheek koopt een titel echter alleen aan wanneer bepaalde triggers optreden, zoals een gebruiker die het boek meerdere keren bekijkt of downloadt. Dit model stelt bibliotheken in staat om aan de behoeften van hun gebruikers te voldoen door een brede selectie titels aan te bieden, zonder hun budgetten vast te leggen totdat er een bewezen vraag is. Deze methode is vooral voordelig in deze tijd waarin bibliotheken vaak moeilijke beslissingen moeten nemen over welke materialen ze willen aanschaffen met beperkte middelen.
DDA in de praktijk: Wabash College en Baylor Health Sciences Library
Om meer te weten te komen over hoe DDA-programma's een verschil maken voor bibliotheken spraken we met twee bibliothecarissen: Laura Vogler van het Wabash College en Rebecca Egbert van de Baylor Health Sciences Library. Hun ervaringen onderstrepen de praktische voordelen en het gebruiksgemak van een DDA-programma via GOBI.
Baylor Health Sciences Library – Rebecca Egbert
Baylor Health Sciences Library, gevestigd in Dallas, ondersteunt medisch onderwijs, onderzoek en patiëntenzorg door bronnen beschikbaar te stellen aan Baylor University Medical Center en Texas A&M College of Dentistry.
Rebecca Egbert, een ervaren bibliotheekprofessional, werkt sinds 2012 bij de Baylor Health Sciences Library. Met 13 ziekenhuizen en een grote studentenpopulatie die gebruikmaken van hun diensten, en slechts zeven medewerkers om een complex bibliotheeksysteem te beheren, hebben Rebecca en haar team het druk. DDA heeft de bibliotheek in staat gesteld toegang te bieden tot een breed scala aan medische en tandheelkundige bronnen zonder dat het nodig was elke titel vooraf aan te schaffen. “Ons DDA-programma bij GOBI is een essentieel hulpmiddel voor ons”, aldus Rebecca.
Met beperkte administratieve ondersteuning, is het efficiënt beheren van budgetten en aankopen van cruciaal belang voor Rebecca. Het DDA-programma heeft het gemakkelijker gemaakt om de kosten in de hand te houden en gebruikers tegelijkertijd naadloos toegang te bieden tot de bronnen die ze nodig hebben. Ze zegt hierover: “Onze gebruikers hebben niet eens door dat een titel nog niet is aangeschaft. Dat is het mooie van DDA – het is onzichtbaar voor de klant en het zorgt ervoor dat we alleen het materiaal aanschaffen waar daadwerkelijk vraag naar is.”
Het DDA-programma van Baylor loopt sinds 2015 via GOBI, en er wordt nu gekeken naar uitbreiding naar een partnerbibliotheek in Temple, Texas. Egbert: “Dit wordt interessant voor ons, omdat de Temple-locatie een kinderziekenhuis heeft en andere programma's bedient met wensen die zullen verschillen van onze huidige behoeften. We zijn benieuwd hoe onze onderwerpen en titels gaan veranderen zodra we de DDA-collectie openstellen voor dit bredere publiek.”
Lees in deze casus meer over hoe DDA de Baylor Health Sciences Library heeft veranderd.
Wabash College – Laura Vogler
Wabash College is een kleine instelling voor vrije kunsten met ongeveer 880 studenten. Laura Vogler speelt al meer dan 30 jaar een sleutelrol in de ontwikkeling van de collecties van de bibliotheek. Toen Laura werd gevraagd naar haar recente ervaring met het migreren van JSTOR’s DDA-programma naar dat van GOBI, omschreef ze het als supergemakkelijk en grotendeels pijnloos.
“We gebruikten GOBI al voor de aankoop van e-books, dus de overstap van JSTOR naar GOBI was zeer eenvoudig”, legt Laura uit. In april van 2024 werkte ze samen met haar GOBI-contactpersoon aan het opzetten van een DDA-profiel, zodat haar bibliotheek alleen e-books zou aanschaffen als aan bepaalde voorwaarden, zoals meerdere raadplegingen, werd voldaan. “Het lastigste deel was het opzetten van het profiel, maar zelfs dat was simpel. Het ging er vooral om ervoor te zorgen dat we geen titels met een waarde boven $250 activeerden, en dat werd keurig afgehandeld door GOBI.”
Een van de meest opvallende functionaliteiten voor Laura was de zichtbaarheid van titels in de GOBI-catalogus. Ze legde uit dat, hoewel sommige uitgevers embargoperiodes opleggen voor nieuwe titels – wat betekent dat ze gedurende een bepaalde tijd niet beschikbaar zijn via DDA, ze de gewenste titels alsnog rechtstreeks via GOBI kon kopen. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat de bibliotheek zelfs met restricties een actuele en relevante collectie kan behouden. Vogler: “Het is geen probleem, omdat we die titels nog steeds handmatig via GOBI kunnen aanschaffen als dat nodig is.”
Laura prees vooral de flexibiliteit van het programma, en zei dat de mogelijkheid om toegang te krijgen tot een breed scala aan titels zonder aankoopverplichtingen vooraf, Wabash College in staat heeft gesteld een collectie op te bouwen die de werkelijke behoeften van gebruikers weerspiegelt.
Conclusie
Het DDA-programma van GOBI heeft bewezen een game-changer te zijn voor bibliotheken zoals Wabash College en Baylor Health Sciences Library. Door acquisitieprocessen te stroomlijnen, kosten te verlagen en ervoor te zorgen dat bibliotheken alleen de meest relevante materialen aanschaffen, stelt DDA bibliotheken in staat de waarde van hun collecties te optimaliseren. Bovendien blijkt uit de ervaringen van Rebecca en Laura dat het opzetten en onderhouden van een DDA-programma via GOBI eenvoudig is, en aangepast kan worden aan de unieke behoeften van elke organisatie. Voor bibliotheken die een balans zoeken tussen krappe budgetten en toenemende gebruikerseisen, biedt DDA een praktische, gebruiksgedreven oplossing voor de toekomst van collectieontwikkeling.
