Dlaczego prostota rządzi?

Najważniejszym zasobem, którym dziś dysponujemy, jest… czas. Zadaj sobie pytanie: czy poświęcasz go na rzeczy, które naprawdę mają znaczenie? Dla większości z nas odpowiedź brzmi „nie”. Każdego dnia spędzamy godziny w pracy, pisząc maile, biorąc udział w spotkaniach, tworząc raporty, procesując różne rzeczy… A co by było, gdybyśmy mogli skupić się na ważniejszych rzeczach?

Złożoność przepływów pracy niszczy zdolność organizacji do wprowadzania innowacji i adaptacji. Tym samym prostota staje się przewagą konkurencyjną naszych czasów. Aby upraszczanie stało się częścią naszej kultury pracy, musimy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

W niedawnym badaniu Deloitte 75 proc. respondentów określiło swoją codzienną pracę jako „złożoną” lub „bardzo złożoną”. Może to wynikać zarówno ze zwiększonych regulacji czy globalnych struktur korporacyjnych, jednak dla większości z nas jest ona tworzona na bardzo podstawowym poziomie. Oznacza zbyt długie spotkania, na które zaprasza się zbyt wiele osób „na wszelki wypadek”. Czy bycie na kopii 100 różnych e-maili. Zbieranie danych do raportu, bez którego dałoby się obejść. Zła wiadomość jest zatem taka, że znaczna część takich zadań jest narzucona przez nas samych i niepotrzebna. A dobra wiadomość? Wiele z nich możemy wyeliminować.

Wiele organizacji już dostrzegło przeszkody, jakie złożoność nakłada na ich zdolności do działania i aktywnie wdraża programy mające na celu jej wyeliminowanie. Pracownicy nieustannie wspominają, że spotkania i e-maile pochłaniają większość ich czasu, a liderzy w końcu pozwalają zespołom powiedzieć „dość” takim zbędnym zadaniom.

• Netflix i Shopify wdrożyły zasady przeciwdziałania zbędnym spotkaniom, co przyniosło wspaniałe rezultaty. Netflix twierdzi, że skrócił lub wyeliminował prawie 60 proc. spotkań.

• Google uczynił upraszczanie swoim strategicznym imperatywem, dając zespołom więcej czasu na rozważania i wprowadzanie innowacji zamiast na wykonywanie bezproduktywnych zadań.

• Pfizer zaprosiła zespoły do obalenia praktyk wiodących do braku produktywności i kwestionowania założeń dotyczących procesów pracy, które frustrowały pracowników i obniżały morale. Wyniki były niesamowite.

Upraszczanie nie tylko pomaga zaoszczędzić czas i pieniądze, podnosi morale, zapobiega rotacji pracowników i daje ludziom przestrzeń do skupienia się na wprowadzaniu innowacji.

Upraszczanie to nie mrzonka. Dla setek organizacji jest to już imperatyw strategiczny. Wypróbuj poniższe sugestie, aby spróbować samemu:

1. Odchudź czas na zadania: 30 to nowe 60. Przyjrzyj się swojemu kalendarzowi i zobacz, gdzie możesz poeksperymentować z ograniczaniem czasu. To wymusza skupienie się i nie marnowanie tego najcenniejszego zasobu.
2. Wyeliminuj spotkania-widma: Na pewno znasz te powtarzające się regularnie spotkania, które nie służą już swojemu pierwotnemu celowi lub się zdezaktualizowały. Na początku każdego roku usuń wszystkie spotkania-widma. Zmusza to do zastanowienia się, czy spotkanie nadal jest potrzebne, jeśli tak – czy naprawdę musi zajmować tyle czasu, kto naprawdę musi w nim uczestniczyć i czy jest możliwe zmniejszenie częstotliwości.
3. Porozmawiaj ze swoim zespołem: ludzie na pewno już stosują różne sposoby, by uniknąć zbędnych zadań – ale nie dzielą się nimi, by nie zostali posądzeni o oszukiwanie. Zapytaj ich otwarcie o pomysły na ulepszenia.

Dodaj upraszczanie do swoich planów na 2023. Sprawisz, że organizacja stanie się bardziej produktywna i pełna energicznych ludzi, którzy wiedzą, że spędzają czas produktywnie.