Dzięki aplikacji MOLIO polskie biblioteki akademickie uzyskają wsparcie platformy FOLIO w języku polskim.
Zadaniem aplikacji jest dostosowanie systemu FOLIO w zakresie przewidzianym w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych do lokalnych polskich uwarunkowań w zakresie księgi inwentarzowej oraz sprawozdawczości finansowej bibliotek.
MOLIO umożliwia sprecyzowanie uprawnień pracownika w zakresie korzystania z funkcjonalności oraz zdefiniowanie szeregu słowników znacznie przyśpieszających proces dodawania rekordów egzemplarzy. Aplikacja pozwala na określenie:
- Nazw i adresów placówek (filii, agend)
- Ksiąg inwentarzowych wraz z ich przydziałem do filii oraz informacjami na temat numeracji ubytków
- Nazw sposobów nabycia jak np. kupno, dar, wymiana
- Nazw typów ubytków jak np. zagubione, zniszczone
Słownik placówek w aplikacji MOLIO
Definicje ksiąg inwentarzowych w aplikacji MOLIO
Aplikacja wiąże rekordy egzemplarza z systemu FOLIO z konkretnymi, niepowtarzalnymi numerami inwentarzowymi na poziomie księgi przypisanej do placówki (filii czy agendy). Dzięki temu biblioteka zyskuje możliwość pracy zarówno w zakresie numerów poniżej ostatniego numeru retrospekcji, jak i z numerami bieżącymi. Jednocześnie, nadawanie bieżących numerów inwentarzowych odbywa się automatycznie, tym samym wykluczając ryzyko błędów. Dodatkowo każdy numer inwentarzowy może otrzymać zdefiniowany za pomocą słownika sposób jego nabycia.
Powiązanie rekordu Item FOLIO odbywa się z pomocą odczytu kodu kreskowego
Widok rekordu inwentaryzowanego egzemplarza w aplikacji firmy MOL sp. z o.o.
Aplikacja MOLIO umożliwia również wydruki dowolnie zdefiniowanej księgi inwentarzowej zgodnie z zasadami obowiązującymi biblioteki w Polsce. Generator takiego wydruku przewiduje umieszczenie wartości stanów początkowych oraz wspólnej, zbiorczej zdenominowanej wartości dla zbiorów zakupionych przed 1 stycznia 1995.
Generator wydruku księgi inwentarzowej
Opracowano także metody ubytkowania zbiorów wraz z oznaczaniem rodzajów ubytków. Numerowanie bieżących ubytków odbywa się automatycznie, co zapewnia bezbłędną ciągłość numeracji. Aplikacja daje bibliotece możliwość tworzenia rekordów protokołów ubytków wraz z zawartością, czyli zubytkowanymi rekordami zasobów i wydruku takiego protokołu.
Dzięki temu biblioteka otrzymuje rejestr ubytków wraz z możliwością raportowania - dokument, którego prowadzenie zostało określone w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych.
Aplikacja MOLIO współpracować będzie również z aplikacją umożliwiającą przeprowadzenie skontrum, oznaczanie braków względnych i bezwzględnych oraz przekształcanie tych drugich w ubytki zawarte w protokołach. Dzięki temu aplikacja znacznie przyśpieszy pracochłonne procesy towarzyszące procedurze skontrum ze szczególnym uwzględnieniem tworzenia dokumentacji końcowej, a system FOLIO staje się platformą kompleksowo wspierającą biblioteki w spełnieniu konkretnych wymagań obowiązujących w Polsce.