Lorsque les bibliothécaires et les gestionnaires de l’information disposent de données leur permettant de mieux appréhender le comportement des utilisateurs de la bibliothèque, ils savent mieux répondre aux besoins de ces derniers en matière de recherche. Toutefois, l’approche traditionnelle - reposant sur des flux de travail manuels, des sources de données disparates et des feuilles de calcul hors ligne - n’est généralement pas suffisante pour leur permettre de décoder rapidement et efficacement le comportement des utilisateurs de la bibliothèque.
En plus de simplifier l'accès aux ressources de la bibliothèque, OpenAthens permet d’obtenir des informations sur le comportement des utilisateurs qui la fréquentent et de consolider ces données. En activant l’authentification unique (accès SSO) pour les utilisateurs de la bibliothèque, vous pouvez – en tant que professionnels de l’information - accéder à des tableaux de bord visuels via le module Data Explorer. Par défaut, la section « Resources » de ce module indique le nombre d’utilisateurs ayant accédé à toutes les ressources, à certaines ressources spécifiques et le moment où cela s’est produit. Les équipes de la bibliothèque / du centre de documentation peuvent ainsi savoir quelles ressources sont les plus utilisées ou devraient faire l’objet d’une campagne de promotion. Elles peuvent également connaître l’endroit où se trouvent les utilisateurs de la bibliothèque - sur le campus ou en dehors - pendant les heures de pointe et ce, afin de pouvoir leur fournir une assistance adaptée.
La bibliothèque n’a besoin que d’un minimum de « données ou attributs utilisateurs » pour activer le SSO d’OpenAthens. Pour autant, il lui est possible d’ajouter à la plateforme les « attributs » personnalisés qu’elle souhaite analyser. Pour ce faire, elle peut soumettre les critères sur-mesure concernés à l’équipe OpenAthens, ou les gérer de manière autonome directement dans l’interface. Notons que les fonctionnalités de création de rapports et les fonctionnalités d’attributs personnalisés sont des modules standards fournis aux clients OpenAthens, sans frais supplémentaires. La bibliothèque peut ainsi – à moindres frais - bénéficier de données d’utilisation plus détaillées.
Zoom sur les attributs
Votre service informatique consigne très probablement dans chacun des comptes utilisateurs de votre organisation une affiliation qui vous permet de distinguer les différents types d’utilisateurs : étudiants, professeurs, personnels, anciens élèves... Ce type d’informations n’est pas requis pour activer le SSO d’OpenAthens. Cependant, ces attributs peuvent, à tout moment, être pris en compte et stockés sur la plateforme OpenAthens. Les rapports d’utilisation pourront dès lors être ventilés par type d’affiliation afin d’identifier le type de publics qui utilisent les ressources de manière générale ou certaines ressources en particulier. Parmi les autres attributs généralement accessibles dans OpenAthens figurent les départements, l’emplacement, la branche, le rôle, la profession, ainsi que les majeures et mineures académiques.
Image 1 : Utilisation quotidienne de toutes les ressources ventilées par affiliation du début de l’année civile jusqu’à la mi-mars.
Image 2 : Utilisation d’une ressource spécifique, ventilée par majeure académique de juillet à mars. Cela peut être un excellent moyen d’aider à gérer les droits utilisateurs.
Gros plan sur la vidéo de présentation d'OpenAthens
Ajout d’attributs personnalisés dans les rapports OpenAthens
La création d’attributs personnalisés est un processus très simple. Votre équipe informatique vous fournit la liste des informations contenues dans l’annuaire de votre organisation, en même temps que la liste des attributs qui ont préalablement été transmis à OpenAthens. A partir du portail d’administration OpenAthens, vous pouvez appairer ces attributs en allant dans Management > Connections > Attributes (Gestion > Connexions > Attributs). Des instructions « étape par étape » pour réaliser cette association sont disponibles. Si vous souhaitez être accompagné dans ce processus, contactez l’équipe OpenAthens d’ESBSCO en créant un compte sur le site EBSCO Connect.
Dès que les attributs souhaités sont associés sur la plateforme OpenAthens, vous pouvez y ajouter la mention " Mark as reportable "dans le module Schema Editor (accessible via Préférences > Schema Editor). En passant simplement la souris sur le nom de la fonctionnalité souhaitée, vous pourrez sélectionner le bouton Mark as reportable. Les attributs mis à jour, à l’aide de cette fonction, apparaîtront parmi les options de ventilation disponibles dans vos rapports d'utilisation OpenAthens. La liste des options de ventilation disponibles n’apparaîtra qu’à partir du moment où vous aurez sélectionné la mention " Mark as reportable " pour les attributs appropriés.
Statistiques relatives à l’utilisateur
Certaines bibliothèques ont besoin de rapports d'utilisation spécifiques sur les utilisateurs afin de pouvoir les comparer aux résultats académiques. Les rapports d'utilisation OpenAthens sont anonymes par défaut, mais les bibliothèques peuvent choisir d’y inclure l’attribut ID (identité) de l'utilisateur si nécessaire. En tant que propriétaire des données, chaque institution doit veiller au respect du principe de protection et de confidentialité des données personnelles. Lire la politique de confidentialité d’OpenAthens.
Vous pouvez obtenir les informations dont vous avez besoin pour mieux servir et prendre en charge les utilisateurs de la bibliothèque, quels qu’ils soient. A cet égard, OpenAthens vous aide à gagner du temps en consolidant, dans rapports d’utilisation, certaines données clés sur les utilisateurs et ce, sans frais supplémentaires pour votre institution. Pour plus de confort, les rapports peuvent être programmés de manière à vous être envoyés par courrier électronique selon un rythme quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Une API facultative dédiée à la création de rapports est également disponible. Elle alimente votre outil d’analyse à partir de données OpenAthens, fournies sous forme de programmes.