En réponse à la pandémie de COVID-19, de nombreuses universités et bibliothèques sont passées à l’enseignement en ligne et à distance. Désormais, obtenir les e-books dont les étudiants et les professeurs ont besoin est devenu essentiel. Depuis toujours, GOBI – auquel les bibliothèques ont recours pour développer leurs collections de livres électroniques - veille à faire évoluer son offre pour s’assurer de proposer, en un seul et même endroit, la gamme de modèles et de plateformes d’acquisition d’e-books la plus large qui soit. L’un de ces modèles d’acquisition – l’achat « evidence-based » (EBA) - est de plus en plus populaire au sein des bibliothèques, notamment outre-Atlantique. Ce système leur permet de sélectionner et d’acquérir des livres en fonction de l’utilisation qui en est faite, mais aussi de garder le contrôle sur leur budget.
Caroline Zappasodi, Director of Product Management chez EBSCO répond à nos questions sur l’évolution des programmes d’acquisition evidence-based chez GOBI.
Bonjour Caroline, pouvez-vous nous expliquer - ou tout du moins nous rappeler - ce que sont les achats evidence-based (EBA) ?
L’acquisition evidence-based permet aux bibliothèques et à leurs utilisateurs de bénéficier d’un accès étendu à une collection de livres numériques et ce, à un tarif préalablement négocié. L’accès accordé représente une fraction de la valeur du contenu et permet aux bibliothèques de rassembler des preuves concernant l’utilisation des titres, en amont de tout achat pérenne.
Comment a-t-on eu l’idée de créer l’EBA. Pourquoi ce type d’acquisition est-il si populaire dans les bibliothèques universitaires américaines ?
À l’origine, l’EBA est née de la volonté des éditeurs de rendre leurs contenus plus largement disponibles dans les bibliothèques universitaires. Le postulat de départ était que si l’on offrait un accès plus large, les bibliothèques découvriraient des usages en des « lieux » inattendus. Elles (les bibliothèques) pourraient alors utiliser ces données pour affiner leurs acquisitions.
Ce modèle (l’EBA) est de plus en plus populaire au sein des bibliothèques car il leur permet de prévoir leurs dépenses et la disponibilité de leurs contenus. Les bibliothèques ont un plus grand contrôle sur le processus de développement de leurs collections, le processus de prise de décisions étant entièrement contrôlé par les bibliothécaires tout en étant soutenu par des informations provenant directement des utilisateurs.
Comment l’EBA a-t-il été intégré dans GOBI ?
A l’époque, les bibliothèques qui utilisaient GOBI pour acheter des livres papier et des e-books voulaient obtenir des informations sur les titres qui composent chaque collection afin de s’assurer qu'il était possible de procéder à un contrôle des doublons, lorsqu’elles le souhaitaient. Le concept de profils jouant un rôle important dans le processus d’achat des bibliothèques clientes de GOBI (achats automatiques, notifications, DDA…), il nous a paru important d’inclure, à notre plateforme, des informations relatives aux titres concernés par l’EBA notamment.
Avec qui avez-vous travaillé pour identifier les fonctionnalités et caractéristiques du programme EBA de GOBI ?
Pendant un an, nous avons conduit des recherches sur les utilisateurs et nous avons travaillé avec une vingtaine de clients, incluant des bibliothèques et des groupes d’achat en Amérique du Nord, en Australie et en Nouvelle-Zélande. Nous leur avons posé des questions sur leurs programmes et leur processus de travail actuels, sur ce qui a bien fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et sur le rôle que GOBI devrait jouer dans ce processus. Grâce à ces conversations, nous avons pu identifier les points communs entre tous les clients. Cela nous a permis de développer la vision qui sous-tend notre programme EBA.
Un autre aspect important de notre analyse consistait à comprendre les besoins des éditeurs proposant des programmes EBA, afin de déterminer comment nous pourrions les aider en prenant en charge une partie du travail de back-office. Nous voulions leur apporter notre soutien au niveau des services techniques, des rapports et des analyses. Le rôle que GOBI pouvait et devait jouer, en matière de soutien aux bibliothèques universitaires et aux éditeurs, est dès lors devenu très clair.
Quelle a été la principale préoccupation exprimée par les clients ?
Deux préoccupations ont fréquemment été exprimées et sont apparues comme étant les plus critiques.
La première concernait le contrôle des doublons. Toutes les bibliothèques clientes de GOBI ont cité le contrôle des doublons comme étant leur principale préoccupation. Cette préoccupation concernait le dédoublonnage pendant le processus d’approbation mais aussi une visibilité pour tous les utilisateurs de GOBI. Ce point était particulièrement important pour les membres d’un consortium.
La deuxième préoccupation était liée au catalogage et aux notices MARC. La cohérence, la fiabilité des données, la rapidité de livraison et la maintenance des informations étaient des questions importantes pour les bibliothèques. Le fait que chaque éditeur ait un processus différent pour la mise en œuvre des données et un niveau d’exhaustivité différent posait un problème aux bibliothèques participant à plusieurs programmes EBA. La facilité de « découverte » est la clé du succès d’un programme EBA. Si les titres ne peuvent pas être trouvés facilement et rapidement, ils ne peuvent pas atteindre le niveau d’utilisation attendu et cela affecte le succès du programme, tant pour les éditeurs que pour les bibliothèques.
Comment GOBI a-t-il répondu à ces préoccupations ?
En 2018, nous avons lancé, en collaboration avec Cambridge University Press, Taylor & Francis et Wiley, un programme d’acquisition evidence-based pour les e-books. Ce service EBA a été conçu et développé pour être intégré de manière transparente dans les flux de travail des éditeurs et des bibliothèques.
Les solutions incluses dans notre service consistent à :
- Veiller à ce que les flux de travail EBA s’intègrent de manière transparente dans le flux de travail GOBI pour l’acquisition et la gestion des collections.
- Fournir des services fiables de détection des doublons et une visibilité sur les commandes en cours, pendant toute la durée du programme d’EBA
- Assurer une livraison rapide de notices bibliographiques complètes, pour faciliter la découverte et optimiser l’utilisation des ressources
- Fournir une assistance pour la sélection des titres et les mises à jour du catalogue
A cet égard, nos solutions reposent sur une collaboration étroite avec les éditeurs afin de garantir l’exactitude et le caractère actuel des données.
Quelles conclusions tirez-vous de ce processus de développement ?
Lorsque nous nous engageons dans un processus de recherche et développement pour tenter de résoudre un problème rencontré par nos clients, c’est toujours passionnant. Nous explorons, avec les bibliothèques, les problèmes auxquels elles sont confrontées et nous mettons tout en œuvre pour développer des solutions. Cela créé une vraie dynamique pour l’équipe "Produit" et a un impact positif pour tous. Nous sommes fiers de cela.
Un jour, peu après le lancement du programme EBA de GOBI, j’étais au téléphone avec un bibliothécaire spécialiste des e-Ressources en Australie. Il s’agit de l’un de nos partenaires en matière de développement. Nous discutions d’un projet de recherche et au cours de la conversation, ce bibliothécaire m’a complimentée sur la qualité de notre programme et sur le processus de recherche qui a permis de le développer. Selon lui, si nous continuions d’appliquer la même approche critique à nos futurs projets nous connaîtrions, assurément, de nouveau un vif succès. Ceci est typiquement le genre de réaction qui nous pousse à faire encore mieux pour nos clients et nous incite à relever de nouveaux défis.
Quelle est la prochaine étape pour l’EBA via GOBI ?
Depuis le lancement de notre programmes EBA, fin 2018, nous avons étendu nos services de catalogage afin d’offrir des rapports et des analyses plus détaillés.
Nous avons constaté que les bibliothèques qui ont adopté nos programmes EBA apprécient le support que GOBI est en mesure de leur apporter. Nous avons ainsi mis en place un service de rapports d’utilisation amélioré qui permet de superposer les informations clés et les données fournies par les éditeurs, qui prend en compte les exigences de contenus spécifiques aux bibliothèques et qui fournit des résultats adaptés aux besoins de chacune d’entre elles. De cette façon, nous permettons à la bibliothèque et à toute personne impliquée dans le processus de sélection de gagner du temps et de se consacrer à des initiatives plus importantes. Un enjeu, qui aujourd’hui plus que jamais auparavant, revêt une importance capitale.
Par ailleurs, nombreux sont ceux de nos clients qui souhaitent nous voir étendre notre offre EBA à d’autres plateformes. C’est l’une des demandes qui nous sont le plus souvent faites. Nous y répondrons en veillant à ajouter de nouveaux fournisseurs au fil du temps, en fonction des commentaires émis par nos clients.