Effectief tijdsmanagement is cruciaal voor zowel persoonlijk als professioneel succes. Lees in dit artikel tips van Accel5® voor het beheren van uw tijd.
Wanneer u uw takenlijst en afspraken voor de week bekijkt, begint u zich zorgen te maken dat u geen tijd zult hebben om uw gebruikelijke taken af te werken. Wat doet u dan?
Begin uw dag met takenlijsten
Iedereen zou zijn dag moeten beginnen met een “to-do”-lijst; een absolute must voor goed tijdsbeheer. Time Management van Brian Tracy schetst een methode voor het effectief prioriteren van deze to-do’s. De zogenaamde ABCDE-methode is een zeer doeltreffende techniek voor het bepalen van prioriteiten en het elimineren van items op uw lijst. Wanneer u uw lijst gemaakt heeft, krijgt elke taak een letter toegewezen die de urgentie weergeeft.
- A-taken zijn de taken die als eerste gedaan moeten worden.
- B-taken moeten eveneens gedaan worden, maar niet vóór A-taken.
- C-taken zijn goed om te doen, maar hebben geen gevolgen voor werkprestaties.
- D-taken zijn taken die aan anderen gedelegeerd kunnen (en moeten) worden.
- E-taken zijn taken die helemaal niet gedaan moeten worden omdat ze geen waarde hebben voor de algemene doelstellingen.
Ken elke taak die gedurende de dag binnenkomt een letter toe, en behandel deze als zodanig.
Blokkeer tijd in uw agenda
U heeft uw prioriteiten voor vandaag bepaald. Nu moet u nog tijd zien te vinden om deze uit te voeren. Hiervoor kunt u tijd blokkeren. U richt zich gedurende een vooraf bepaalde tijd op één bepaalde taak en werkt hieraan totdat deze klaar is. Hiervoor kunt u de volgende stappen nemen:
- Open uw e-mailprogramma.
- Maak een uitnodiging voor een vergadering.
- Stel uzelf als deelnemer in.
- Label de meeting als de taak die u moet afronden.
Het blokkeren van uw tijd helpt om prioriteiten te stellen voor uw specifieke doelen, en toont anderen dat u bezet bent.
Neem de tijd voor reflectie
Net als bij het blokkeren van tijd, moeten we allemaal eveneens tijd vrijmaken voor reflectie. Vaker wel dan niet zitten we in vergaderingen om aan de behoeften van anderen te voldoen, maar maken we ook tijd voor onze eigen doelen en prioriteiten? John Baldoni stelt dat iedereen met weinig tijd voor zelfreflectie, ongeacht rol, “Think Time” zou moeten inplannen om succesvol te kunnen zijn.
Neem dus de tijd om na te denken over uw dag en uw to-do’s, en verwerk informatie vanuit uw perspectief. U kunt dit bijvoorbeeld doen door simpelweg een kop koffie te gaan drinken, uw lunchpauze te nemen of een kwartiertje buiten te gaan zitten.
Haal het meeste uit uw werkdag
Iedereen zou ernaar moeten streven het meeste uit elke dag te halen. Mary A. Camuto geeft in Make the Most of Your Workday tips om productiever en tevredener te zijn in uw dagelijkse werkleven. Stappen om dit doel te bereiken zijn onder meer:
- Denk positief. Werk aan het veranderen van typische negatieve reacties op stress en problemen door uw mindset te veranderen en problemen om te zetten in uitdagingen.
- Blijf kalm. Het is gemakkelijk kostbare tijd en energie te verspillen als u boos bent. Door rustig te blijven, houdt u uw hoofd helder en kunt u betere beslissingen nemen.
- Accepteer dat u niet alles kunt doen, en dat traditionele methodes voor tijdsbeheer niet altijd effectief zullen zijn. Richt u op de prioriteiten die directe aandacht vereisen en evalueer uw prioriteiten regelmatig.
- Realiseer u dat u de touwtjes in handen heeft. Voer zelfevaluaties uit om een idee te krijgen van wat u echt wilt, en bepaal dan hoe u dat kunt krijgen.
- Wees zelfbewust. Begrijp uw motivaties, communicatiestijl en prioriteiten. Alleen dan kunt u werken aan het verbeteren van uzelf en uw gedrag.
Bekijk deze bronnen van Accel5 voor meer informatie over en tips voor tijdsbeheer.
