Wenn Sie sich die Liste Ihrer Aufgaben und Termine für die kommende Woche ansehen, machen Sie sich Sorgen, dass Sie keine Zeit mehr haben werden, um Ihre üblichen Aufgaben zu erledigen? Was sollten Sie jetzt tun?
Beginnen Sie jeden Tag mit der Erstellung einer To-Do-Liste
Sie sollten jeden Tag mit einer „To-Do“-Liste beginnen. Dies ist für ein effektives Zeitmanagement zwingend erforderlich. Das Buch „Time Management“ von Brian Tracy beschreibt eine Methode, um Ihre Aufgaben effektiv zu priorisieren. Die sogenannte „ABCDE-Methode“ ist eine sehr effektive Technik, um Prioritäten zu setzen und unnötige Punkte von Ihrer Liste zu streichen. Sobald die Liste erstellt wurde, wird den Aufgaben je nach Wichtigkeitsgrad ein Buchstabe zugewiesen.
- A-Aufgaben sind Aufgaben, die zuerst erledigt werden müssen.
- B-Aufgaben sollten auch erledigt werden, jedoch nicht vor den A-Aufgaben.
- C-Aufgaben sind Aufgaben, bei denen es gut ist, wenn sie erledigt werden; sie haben jedoch keine Auswirkungen auf die Arbeitsleistung.
- D-Aufgaben können (und sollten) an andere delegiert werden.
- E-Aufgaben sind Aufgaben, die überhaupt nicht ausgeführt werden sollten, weil sie keinen Wert für die Gesamtziele bieten.
Weisen Sie jeder neuen Aufgabe, die im Laufe des Tages auftaucht, einen Buchstaben zu und behandeln Sie diese entsprechend.
Blockieren Sie Zeit in Ihrem Kalender
Sie haben Ihre Prioritäten für den Tag gesetzt. Jetzt müssen Sie die Zeit finden, diese auch auszuführen. Dazu können Sie sich die Zeit entsprechend blockieren. Sie konzentrieren sich für eine bestimmte Zeit auf eine Aufgabe und arbeiten daran, bis sie erledigt ist. Sie können dazu die folgenden Schritte ausführen:
- Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm.
- Erstellen Sie eine Besprechungseinladung.
- Fügen Sie sich als Teilnehmer hinzu.
- Kennzeichnen Sie die Besprechung als die Aufgabe, die erledigt werden muss.
- Das Blockieren Ihrer Zeit hilft, Ihre spezifischen Ziele zu priorisieren und zeigt anderen, dass Sie beschäftigt sind.
Nehmen Sie sich Zeit zum Nachdenken
Genau wie bei dem Blockieren Ihrer Zeit müssen wir uns auch Zeit für Reflexion nehmen. Meistens sitzen wir in Besprechungen, um die Bedürfnisse anderer zu erfüllen, aber nehmen wir uns auch Zeit für unsere eigenen Ziele und Prioritäten? John Baldoni argumentiert, dass jeder, der wenig Zeit für Selbstreflexion hat, unabhängig von seiner beruflichen Position, „Think Time“ (Zeit zum Nachdenken) einplanen sollte, um erfolgreich zu sein.
Nehmen Sie sich also Zeit, um über Ihren Tag und Ihre Aufgaben nachzudenken und Informationen aus Ihrer Perspektive zu verarbeiten. Das können Sie zum Beispiel tun, indem Sie einfach eine Tasse Kaffee trinken, Ihre Mittagspause machen oder 15 Minuten draußen sitzen.
Holen Sie das Beste aus Ihrem Arbeitstag heraus
Jeder sollte danach streben, das Beste aus jedem Tag herauszuholen. Mary A. Camuto gibt in „Make the Most of Your Workday“ wertvolle Tipps, um im Arbeitsalltag produktiver und zufriedener zu sein. Die Schritte zum Erreichen dieses Ziels umfassen:
- Denken Sie positiv. Arbeiten Sie daran, typische negative Reaktionen auf Stress und Probleme zu ändern, indem Sie Ihre Denkweise ändern und Probleme in Herausforderungen verwandeln.
- Bleiben Sie ruhig. Es ist leicht, wertvolle Zeit und Energie zu verschwenden, wenn man wütend ist. Ruhe zu bewahren hilft Ihnen, einen klaren Kopf zu behalten und bessere Entscheidungen zu treffen.
- Akzeptieren Sie, dass Sie nicht alles machen können und dass traditionelle Zeitmanagement-Methoden nicht immer effektiv sein werden. Konzentrieren Sie sich auf die Prioritäten, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und bewerten Sie Ihre Prioritäten regelmäßig neu.
- Erkennen Sie, dass Sie die Kontrolle haben. Führen Sie Selbsteinschätzungen durch, um eine Vorstellung davon zu bekommen, was Sie wirklich wollen, und entscheiden Sie dann, wie Sie es bekommen können.
- Nehmen Sie sich selbst wahr. Verstehen Sie Ihre eigenen Motivationen, Ihren Kommunikationsstil und Ihre Prioritäten. Erst dann können Sie daran arbeiten, sich und Ihr Verhalten zu verbessern.
In diesen Accel5-Ressourcen finden Sie weitere Informationen und Tipps zum Zeitmanagement.
